Office Management Jobs

14. August 2025

Verwaltung / vorbereitende Buchhaltung in Teilzeit

Nomadisch Grün gGmbH
| Berlin - Neukölln

Zuarbeit Finanzbuchhaltung: Kostenstellen festlegen, Belegarbeit, Zuordnung der Geschäftsvorfälle im Kostenstellensystem. Führung und Festschreiben der Barkassen über DATEV Unternehmen Online (DUO). Ansprechperson der Geschäftsführung für Kostenstellenauswertung und die Zuarbeit zum Finanzcontrolling. Kontrolle des Zahlungsverkehrs auf den Geschäftskonten. Zuarbeit zum Jahresabschlusses, Abstimmung mit der Steuerberatungsgesellschaft. Erstellung und Kontrolle von Ein- und Ausgangsrechnungen. Allgemeine administrative Aufgaben.

12. August 2025

Koordination Fördermittel und Finanzbuchhaltung (m/w/d)

Jugendwerk der AWO Württemberg
| Stuttgart

Sicherstellung einer geordneten Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge im Bereich der Finanzbuchhaltung auf Basis von rechtlichen und gruppeninternen Vorgaben. Buchen und Kontieren von Ausgangsrechnungen und von Zahlungseingängen. Forderungsmanagement, Mahnwesen. Mandantenübergreifende Durchführung der Zahlungsverkehre, Ansprechpartner*in bezüglich der Zahlungsmodalitäten. Kontenklärung/-abstimmung. Aktive Unterstützung bei der Entwicklung, Optimierung und Umsetzung von Projekten im Bereich Rechnungswesen. Unterstützung bei vorbereitenden Jahresabschlussarbeiten. Unterstützung der Geschäftsführung in der Finanzplanung und im Controlling. Beantragung, Verwaltung und Abrechnung von Zuschüssen, unter anderem über den Landesjugendplan und weiterer öffentlicher Zuschussprogramme.

8. August 2025

Executive Secretary – Finance & Administration and Deputy General Secretary (all gender)

Vereinte Evangelische Mission
| Wuppertal

Contributing to the fulfillment of the goals of the UEM by developing and implementing strategies to diversify UEM's financial security. Provide strategic leadership and ensure strategic alignment across the departments of Accounting, Communication & Fundraising, IT & Services and Properties/Housekeeping. Share responsibility with the Deputy Executive Secretary for ensuring effective management of the organization's operational and administrative areas. Ensure compliance with financial governance and risk management standards. Monitor UEM's organizational performance and provide reporting to the Management Team, Council and other advisory and executive committees of UEM.

8. August 2025

Buchhaltungskraft (m/d/w)

Bürgerbewegung Finanzwende e. V.
| Berlin, Deutschland

Selbstständige Buchungen laufender Geschäftsvorfälle. Abstimmung von Konten und Mithilfe bei Monats- und Jahresabschlüssen. Vorbereitung und Mitwirkung bei Monats- und Jahresabschlüssen (zum Beispiel Durchführen von Abschlussbuchungen, Abstimmen und Auswerten von Konten). Zuordnung der Ausgaben zu Kostenstellen und Erstellen von Kostenstellenberichten. Pflege und systematische Verwaltung des digitalen Dokumentenarchivs. Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung der internen Buchhaltungsprozesse. Prüfung und Erfassung von Kreditkartenabrechnungen. Zuordnung der Ausgaben zu Kostenstellen. Abstimmung der Kreditkartenkonten. Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen.

8. August 2025

Referent:in Account Management Lebensmittelspenden (m/w/d)

Tafel Deutschland e.V.
| Berlin

Als Referent:in Account Management Lebensmittelspenden akquirieren und betreuen Sie Großspender:innen aus der Lebensmittelindustrie, gemeinsam mit dem Fundraising- und Logistikbereich von Tafel Deutschland sowie den Tafel-Landesverbänden. Sie berichten direkt an die Bereichsleitung Fundraising. Ihre Aufgaben umfassen Aufbau, Betreuung und Weiterentwicklung von Beziehungen zu (Groß-)spender:innen, insbesondere im Bereich Lebensmittelproduktion und -handel, Teilnahme an relevanten Branchen-Veranstaltungen, Pflege der Spenderdatenbank, Erstellung von Reportings und Auswertung von Spendendaten (CRM/Spendensoftware), enge Zusammenarbeit mit den Akquise-Verantwortlichen der Tafel-Landesverbände, Unterstützung im Aufbau von Vertriebsstrukturen in den Tafel Landesverbänden sowie Mitwirkung an Projekten und Veranstaltungen von Tafel Deutschland und der Tafel-Akademie.

7. August 2025

Buchhaltungskraft (m/d/w)

Bürgerbewegung Finanzwende e. V.
| Berlin

Selbstständige Buchungen laufender Geschäftsvorfälle, Abstimmung von Konten und Mithilfe bei Monats- und Jahresabschlüssen, Vorbereitung und Mitwirkung bei Monats- und Jahresabschlüssen (zum Beispiel Durchführen von Abschlussbuchungen, Abstimmen und Auswerten von Konten), Zuordnung der Ausgaben zu Kostenstellen und Erstellen von Kostenstellenberichten, Pflege und systematische Verwaltung des digitalen Dokumentenarchivs, Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung der internen Buchhaltungsprozesse. Prüfung und Erfassung von Kreditkartenabrechnungen, Zuordnung der Ausgaben zu Kostenstellen, Abstimmung der Kreditkartenkonten, Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen, Vorbereitung der Rechnungen zur Zahlung, Kommunikation mit Lieferanten bei Rückfragen.

29. Juli 2025

Sachbearbeitung (w/m/d) Versicherungs- & Nachlassverwaltung

Kindermissionswerk ,Die Sternsinger' e.V.
| Aachen

In dieser Funktion übernehmen Sie die Bearbeitung aller Aufgaben, die im Rahmen von Erbschaften, bei denen das Kindermissionswerk 'Die Sternsinger' e.V. Begünstigter ist, anfallen. Dies beinhaltet die Anforderung des Testaments, die Abwicklung des Nachlasses sowie die Organisation, Durchführung und Abwicklung der Nachlassgegenstände. Zudem organisieren und beauftragen Sie die Grabpflege. Im Weiteren übernehmen Sie die Verwaltung unserer Versicherungen (u.a. Gebäude- und weitere Sachversicherungen, Vermögenspflicht, Gruppenunfall) sowie die Abwicklung von Schadensfällen.

13. August 2025

Stepstone

Studentischer Mitarbeiter (m/w/d) Water & Biodiversity Stewardship - Kaufmännische Prozes...

WWF Deutschland
| Berlin

Kaufmännische Prozesse des Water and Biodiversity Stewardship Teams Unterstützung bei Bestellprozessen (u.a. Erstellung von Bestellungen, Versenden von Bestellbestätigungen). Unterstützung beim Nachhalten von Rechnungen (u.a. Erstellen von Übersichten zu Rechnungsein- und ausgängen). Unterstützung beim Vertragsmanagement (u.a. Erstellen von Verträgen, Nachhalten von Verträgen in der Vertragsdatenbank, Erstellen von Vertragsübersichten). Unterstützung bei der Erstellung von technischen und finanziellen Reports für das Water & Biodiversity Stewardship Teams.

24. Juli 2025

Lohn- & Gehaltsbuchhalter*in oder Steuerfachangestellte*n mit Schwerpunkt Lohn & Gehalt

Campact e.V.
| Remote (deutschlandweit)

In enger Zusammenarbeit mit unserem Personalsachbearbeiter verantwortest Du die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV-Lodas. Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von Gehaltsabrechnungen, Anpassung von Gehaltsbestandteilen und Verwaltung von Sonderzahlungen. Erstellung von Arbeitsverträgen / Änderungsvereinbarungen und Pflege der Stammdaten in HR-Works und DATEV, einschließlich Koordination von Einstellungsformalitäten und Umsetzung von Vertragsänderungen. Verwaltung von Auszeiten (Mutterschutz, Elternzeit, Sabbaticals) sowie die entsprechende Stammdatenpflege und das Meldewesen.

23. Juli 2025

Organisatorische Assistenz des Geschäftsführenden Vorstands Politik und des Präsidiums...

Germanwatch e.V.
| Bonn (alternativ Berlin)

Unterstützen des Geschäftsführenden Vorstands und des Präsidiums in der Kommunikation mit dem Team und allen organisatorischen und administrativen, sowie einigen technischen Belangen. Interne und externe Terminkoordination. Organisation von Sitzungen und Treffen und Erstellen von Protokollen. Office- und Reisemanagement. Unterstützen bei der Kommunikation mit Externen, Sicherstellung des internen Kommunikationsflusses. Nachhalten von Verabredungen und Projektmanagement für interne Vorgänge. Informationsrecherche.

21. Juli 2025

Geschäftsführungs- und Teamassistenz

Bund Naturschutz Marketing GmbH
| Leipzig

Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Büroleitung in einer kommunikativen Schnittstellenfunktion. Eigenverantwortliches E-Mail-, Termin- und Dokumentenmanagement für Geschäftsführer Martin Hilbrecht sowie Organisation und Abrechnung seiner Geschäftsreisen. Recherche und inhaltliche Unterstützung bei der Vorbereitung und Umsetzung von Projekten und Klausurtagungen. Verantwortung für Rechnungsprüfung und Freigabeprozesse. Mitgestaltung der Büroräumlichkeiten zur Förderung eines angenehmen Arbeitsumfelds. Organisatorisch-administrative Unterstützung bei Gesellschafterversammlungen inkl. der Koordination, Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung.

17. Juli 2025

Mitarbeiter:in für Teamassistenz (m/w/d)

Animals' Angels e.V.
| Homeoffice (Frankfurt am Main)

Sie unterstützen unser Einsatzteam auf vielfältige Weise. Sie halten sich und das Team über politische Diskussionen, Geschehnisse und neue wissenschaftliche Erkenntnisse auf dem Laufenden. Sie betreuen die interne Kommunikations- und Einsatzdatenbank, unterstützen bei der Einsatz- und Reiseplanung, bei Übersetzungen, beim Korrekturlesen von Berichten sowie bei der Gestaltung von Grafiken und einfachen Layouts. Sie nehmen an Veranstaltungen teil, halten Vorträge insbesondere über die Arbeit von Animals' Angels und begleiten unsere Teams gelegentlich bei Einsätzen vor Ort.

17. Juli 2025

Finanzmanagement und -verwaltung im internationalen Zivilen Friedensdienst (d/w/m, Teilze...

KURVE Wustrow – Bildungs- und Begegnungsstätte für gewaltfreie Aktion e.V.
| Wustrow, Wendland

Du bist für Finanzmanagement und -verwaltung unserer internationalen Kooperationsprojekte im Zivilen Friedensdienst (ZFD) zuständig. Deine Hauptaufgaben: Begleitung und Betreuung von Fachkräften und Partnerorganisationen in verschiedenen Projektländern bezüglich finanzbezogener Fragestellungen in englischer Sprache, Budgetplanung und -überwachung, Freigabe und Anweisung von Budget Requests der Partnerorganisationen aus dem Ausland, Management der Projektkonten in Deutschland, Prüfung von Financial Reports und Belegen aus dem Ausland, finanzadministrative Abwicklung mit Partnerorganisationen und entsandten Fachkräften im Ausland inklusive der Abrechnung gegenüber dem öffentlichen Zuschussgeber, Klärung von offenen Fragen sowie Entwicklung von zuwendungsrechtlich konformen und projektspezifischen Lösungen mit den Teams vor Ort.

17. Juli 2025

Mitarbeiter:in Geschäftsstelle (m/w/d)

Animals' Angels e.V.
| Frankfurt am Main

Sie arbeiten in unserer Geschäftsstelle und unterstützen das Team auf vielfältige Art und Weise. Am Telefon sind Sie erste:r Ansprechpartner:in für Spender:innen und Interessierte und koordinieren und beantworten Anfragen per E-Mail. Sie koordinieren den Posteingang. Je nach Fähigkeiten und Engagement können weitere Aufgaben und eigenverantwortliche Tätigkeitsfelder nach einer Einarbeitungszeit hinzukommen. Wir sind ein motiviertes Team, das sich gegenseitig unter die Arme greift. In regelmäßigen Videomeetings und bei Teamtagen fördern wir den Austausch aller Mitarbeiter:innen des Vereins.

11. August 2025

Stepstone

IT - Administrator (m/w/d) in Vollzeit

Tierschutzverein für Berlin und Umgebung Corporation e.V.
| Berlin

Administration, Pflege und Dokumentation unserer IT-Infrastruktur (Windows-Server, Exchange Server, LAN, WLAN, VPN, DHCP, DNS, Firewall, Backup). Technischer Support für die Mitarbeitenden. Analyse und Behebung von technischen Problemen. Betreuung/Administration der Anwendungen von/mit TEAMS – Telefonie und Videokonferenzen. Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten. Planung, Entwicklung und Verbesserung der IT-Infrastruktur.

11. August 2025

Stepstone

Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) ab 01.09.2026

EWS Elektrizitätswerke Schönau eG
| Schönau im Schwarzwald

Als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) verbringst Du ein paar Tage in der Woche im Unternehmen und die restlichen Tage in der Berufsschule. Während der 3-jährigen Ausbildungszeit durchläufst Du die verschiedenen kaufmännischen Abteilungen des Unternehmens. Du kommunizierst mit unseren Kund:innen, Kolleg:innen und Geschäftspartnern. Du lernst die unterschiedlichen kaufmännischen Bereiche kennen. Du verarbeitest Daten und Zahlen. Du erstellst Statistiken und Auswertungen gewissenhaft. Du organisierst Termine, Dienstreisen und Besprechungen.

11. August 2025

Stepstone

Kaufmännische:r Projektbearbeiter:in (m/w/d) Stadtentwicklung / Städtebauförderung

BauBeCon Sanierungsträger GmbH
| Osnabrück

Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von städtebaulichen Maßnahmen und Fördermittelmanagement. Abstimmung der Kosten- und Finanzierungsübersichten mit Projektleitung und Kommune. Erarbeitung von Förderanträgen sowie Vertragsmanagement. Zahlungsverkehr und Rechnungsabwicklung. Administrative Tätigkeiten.

11. August 2025

Stepstone

(Senior) Payroll Specialist (gn)

LichtBlick SE
| Hamburg

Du verantwortest selbstständig die termingerechte Vor- und Nachbereitung sowie die Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung mit SAP HCM. Du übernimmst die Erfassung und Prüfung von Personalstammdaten in SAP HCM und SAP SuccessFactors Employee Central. Du betreust zuverlässig die Erfüllung der gesetzlichen Auskunfts-, Bescheinigungs- und Meldepflichten. Du bist für unsere LichtBlickenden ein verlässlicher Ansprechpartner für SV- sowie lohnsteuerrechtliche Fragestellungen und für unsere Benefits.

14. Juli 2025

Finanzbuchhaltung (m/w/d) – Dein Engagement für Umwelt und Soziales

Gröpelinger Recycling Initiative e.V.
| Bremen

In der vielseitigen Buchhaltung wirst Du zum Spezialisten. Wir arbeiten mit SKR04 / Sage 100 und beim Zahlungsverkehr mit S-firm. Beim Führen und Abstimmen der Kreditoren-, Debitoren-, Anlagenbuchhaltung sowie Bank und Kasse wird es nie langweilig. Mit den vorbereitende Quartals- und Jahresabschlussarbeiten zeigst Du im Ergebnis Dein ganzes Können.

7. Juli 2025

Teamassistenz (m/w/d)

Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK)
| Berlin

Eigenständige und zuverlässige Büroorganisation sowie Unterstützung der Abteilungsleitung in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten, Übernahme von abteilungsübergreifenden Tätigkeiten: selbstständiges Bearbeiten der allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie Erledigung von Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie des anfallenden Schriftwechsels, Konferenzraumverwaltung, Empfang von Gästen, Unterstützung bei Ad-hoc-Anfragen. Vor- und Nachbereitungen von Besprechungen und Meetings, Aufbereitung von Unterlagen, Recherchen und Zuarbeiten für die Abteilungsleitung (u.a. Mitwirkung bei Berichten, Organisation von Sitzungen, Abteilungstreffen u.ä.). Reiseorganisation für die Abteilungsleitung und für Gäste. Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.