Office Management Jobs in Karlsruhe
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4. Juni 2025
Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Deutscher Tierschutzbund e.V.
| Bonn
| Bonn
In dieser verantwortungsvollen Position sorgen Sie dafür, dass Organisation, Kommunikation und Koordination rundlaufen – mit kühlem Kopf, Fingerspitzengefühl und einem Sinn für Humor. Meetings managen: Sie bereiten Besprechungen (online und vor Ort) vor, übernehmen Host-Rollen und führen Protokoll. Kommunikation & Dokumente: Sie erstellen und überarbeiten Präsentationen, Unterlagen und Korrespondenz. Organisation: Sie koordinieren Termine, Fristen und Kalender – immer mit Überblick. Büroabläufe gestalten: Sie bearbeiten Post, buchen Dienstreisen und erstellen Reisekostenabrechnungen. Recherche & Projektunterstützung: Sie übernehmen projektbezogene Recherchen und sind zentrale Ansprechperson.
26. Mai 2025
Mitarbeiter*in (m/w/d) für den Mitglieder- und Spendenservice in Vollzeit/Teilzeit
Förderverein PRO ASYL e.V.
| Frankfurt am Main
| Frankfurt am Main
Die regelmäßigen Aufgaben umfassen insbesondere: Professionelle Verwaltung und Betreuung der Mitglieder- und Spender*innendatenbank: Bearbeitung von Anträgen (z.B. Neuaufnahmen, Kündigungen, Änderungen) und Stammdatenpflege. Kommunikation mit Mitgliedern und Spender*innen per E-Mail, Telefon und Post. Überwachung der Beitragszahlungen, Kontrolle und Erfassung aller Spendenbelege. Buchung der Mitgliedsbeiträge und regelmäßige Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung. Mitwirkung bei der Analyse und Optimierung der Prozesse. Mithilfe beim Jahresabschluss im Rahmen der Mitgliederverwaltung.
19. Mai 2025
Leitung Finanzmanagement (m/w/d)
AGIAMONDO e.V.
| Köln
| Köln
Sie übernehmen die Co-Leitung und Koordination des neu aufgestellten Teams Finanzadministration. Dabei verantworten Sie die zentrale Koordination der Bewirtschaftung von Projektmitteln, mit dem Ziel einer optimalen Mittelverausgabung. Sie verbessern stetig die Koordination, das Monitoring und Controlling der Abläufe des Teams. Als Expert*in zu Fragen der Finanzplanung und -steuerung leiten Sie die Weiterentwicklung der digitalen Instrumente der Finanzadministration. Sie gestalten die Umsetzung neuer Geschäftsfelder durch die Erstellung und Beratung zu Businessplänen und Wirtschaftlichkeit neuer Vorhaben.
16. Mai 2025
Projektassistenz & Netzwerkmanagement (m/w/d)
Karg-Stiftung
| Frankfurt
| Frankfurt
Du unterstützt das Projektteam bei der Planung, Organisation und Weiterentwicklung der Fortbildungsformate, dokumentierst Ergebnisse und sorgst für optimale Prozesse. Du begleitest Evaluations- und Akkreditierungsprozesse (z. B. mit LimeSurvey). Du betreust unsere Moderator:innen und Partner:innen – mit Serviceorientierung, Überblick und Fingerspitzengefühl. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf unserer Veranstaltungen – vor Ort und digital. Du pflegst Kontaktdaten, Verträge, Abrechnungen und Materialien mit Hilfe digitaler Tools. Du unterstützt unsere Marketingmaßnahmen und entwickelst gemeinsam mit unserem Kommunikations-Team Werbematerialien und Website-Inhalte weiter.
16. Mai 2025
Mitarbeiter*in Lager/Versand (m/w/d)
Deutscher Tierschutzbund e.V.
| Bonn
| Bonn
Die besten 40-80 Wörter zur Beschreibung der Tätigkeit sind:
Lagerorganisation inkl. Lagerbestandshaltung, Durchführung von Inventuren, Verpackung und Versand von Informationsmaterial, Dokumentation und Datenpflege, Kommissionierung von Versandaufträgen, Unterstützung bei logistischen Aufgaben, Materialtransporte, Koordination und ggf. Übernahme von Hausmeisteraufgaben.