Office Management Jobs

26. Juni 2025

Referent*in „Finanzberatung für Tierschutzvereine/Tierheime“ (w/m/d)

Deutscher Tierschutzbund e.V.
| Neubiberg bei München

Beratung und Unterstützung von Mitgliedsvereinen bei der Optimierung ihrer Finanzstrukturen, inkl. Haushaltsplanung, Liquiditätssteuerung und Kostenmanagement. Vorbereitung und fachliche Begleitung von Vertrags- und Finanzierungsgesprächen mit Kommunen, Tierärztekammern und anderen relevanten Stakeholdern. Strategische und operative Beratung bei der Verhandlung und Ausgestaltung von Leistungsentgelten mit öffentlichen Stellen. Analyse und Bewertung kommunaler Förderstrukturen und Mitwirkung an der Erarbeitung von Finanzierungskonzepten. Aufbau und Pflege einer systematischen internen Vernetzung des Beratungsangebotes innerhalb des Dachverbandes.

24. Juni 2025

Leitung Geschäftsbetriebe

Rigpa e.V.
| Berlin

Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz und des Geschäftserfolges. Definition von Zielen für die jeweiligen Geschäftsbereiche. Steuerung und Koordination aller betrieblichen Abläufe sowie Überwachung und Optimierung in der Zusammenarbeit der einzelnen Bereiche. Führung und Motivation der Teams. Rekrutierung von neuen Mitarbeiter*innen. Erstellung und Überwachung von Budgets. Optimierung von Kostenstrukturen. Auswertung der Gewinn- und Verlustrechnung der Geschäftsbetriebe.

23. Juni 2025

Assistenz der Geschäftsführung

Kinderwelt Hamburg gGmbH
| Hamburg

Du unterstützt einen unserer Geschäftsführer bei der strategischen Weiterentwicklung der beiden Unternehmen. Du kommunizierst im Namen der Geschäftsführung – intern und extern, schriftlich wie mündlich. Du koordinierst Termine und Meetings, strukturierst den Arbeitsalltag und sorgst dafür, dass alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Du bereitest Entscheidungen und Besprechungen vor und nach, erstellst Präsentationen und Kalkulationen und führst Recherchen durch. Du sichtest komplexe Informationen, filterst das Wesentliche heraus und bringst es auf den Punkt – klar, strukturiert und entscheidungsrelevant. Du delegierst Aufgaben, behältst Fristen im Blick und unterstützt bei der Koordination laufender Prozesse.

20. Juni 2025

Organisatorische Assistenz des Geschäftsführenden Vorstands Politik und des Präsidiums...

Germanwatch e.V.
| Bonn (alternativ Berlin)

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören: Unterstützen des Geschäftsführenden Vorstands und des Präsidiums in der Kommunikation mit dem Team und allen organisatorischen und administrativen, sowie einigen technischen Belangen. Interne und externe Terminkoordination. Organisation von Sitzungen und Treffen und Erstellen von Protokollen. Office- und Reisemanagement. Unterstützen bei der Kommunikation mit Externen, Sicherstellung des internen Kommunikationsflusses. Nachhalten von Verabredungen und Projektmanagement für interne Vorgänge. Informationsrecherche.

19. Juni 2025

Finanzbuchhalter*in (m/w/d)

Jugendwerk der AWO Württemberg
| Stuttgart

Sicherstellung einer geordneten Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge im Bereich der Finanzbuchhaltung auf Basis von rechtlichen und gruppeninternen Vorgaben. Buchen und Kontieren von Ausgangsrechnungen und von Zahlungseingängen. Forderungsmanagement. Mahnwesen. Mandantenübergreifende Durchführung der Zahlungsverkehre. Kontenklärung/-abstimmung. Ansprechpartner*in bezüglich der Zahlungsmodalitäten. Aktive Unterstützung bei der Entwicklung, Optimierung und Umsetzung von Projekten im Bereich Rechnungswesen. Unterstützung bei vorbereitenden Jahresabschlussarbeiten. Unterstützung der Geschäftsführung in der Finanzplanung und im Controlling.

19. Juni 2025

Assistenz für die Abteilungsleitung und das Abteilungsteam Internationale Menschenrechtsp...

Deutsches Institut für Menschenrechte
| Berlin

Projektmanagement für die verschiedenen in der Abteilung angesiedelten Projekte. Vorbereitung und Mitwirkung an Vergabeverfahren. Betreuung von Ausschreibungen und von Werkvertragsnehmenden in Vertragsangelegenheiten. Organisatorische Betreuung von Personalauswahlverfahren. Organisation von online und offline-Veranstaltungen inner- und außerhalb Deutschlands. Koordination administrativer Abläufe in der Abteilung, darunter Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen sowie Mittelbewirtschaftung (Controlling, Berichtslegung). Korrespondenz und Kommunikation mit Partnern aus verschiedenen Netzwerken in Wissenschaft und Zivilgesellschaft in Deutsch und Englisch. Beantwortung von Anfragen. Redaktionelle Betreuung der Projektprodukte.

17. Juni 2025

Personalsachbearbeiter*in

DOMUS e.V.
| München

Sie übernehmen unsere komplette Personaladministration von der Einstellung bis zum Austritt. Dabei erstellen Sie Arbeitsverträge, führen Vertragsgespräche und stellen so einen reibungslosen Personalprozess sicher. Sie verantworten die Vorbereitung und Durchführung unserer Entgeltabrechnungen über LODAS (DATEV) und arbeiten dabei eng mit der Kollegin aus der Finanzbuchhaltung zusammen. Das Besondere: Unsere Buchhaltung findet vollständig inhouse statt. Freuen Sie sich auf kurze Entscheidungswege und effizientes Arbeiten!

10. Juni 2025

Assistenz der Geschäftsleitung

CED-Stiftung Christlicher Entwicklungsdienst
| München

Durch Ihre Tätigkeiten unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei verschiedenen Aufgaben. Diese Aufgaben umfassen organisatorische, verwaltende und kommunikative Tätigkeiten, wie z.B. Führung der Tagesgeschäfte/Büroarbeiten (innen/außen Kommunikation; Korrespondenzen), Pflege der Datenbank (VEWA) und vorbereitende Buchhaltung, Betreuung von Interessenten, Spendern und Ehrenamtlichen, Erstellen und Versand von Spendenbescheinigungen/Dankbriefen, Schreiben verschiedener Texte (Briefe, Informationsblätter, Mailings), Websitepflege und Newsletter (Bildbearbeitung, Wordpress, Mailchimp), Erstellung von Förderanträgen, Powerpoint-Präsentationen, Projektmanagement.

6. Juni 2025

Project Officer – Accounting and Finance (w/m/d, in Teilzeit)

TMG Research gGmbH
| Berlin

Vorbereitende Finanzbuchhaltung, als Schnittstelle für unseren Steuerberater. Rechnungsvorerfassung in DATEV Unternehmen Online (DUO). Prüfung der Bankumsätze und Zuordnung elektronischer Belege. Abstimmung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen. Sicherstellung, dass Rechnungen fristgerecht, spätestens zum Periodenabschluss dem Steuerberater zum Buchen bereitgestellt werden. Inventur/Inventarpflege. Interne Rechnungsstellung. Prüfung und Buchen von Reisekostenabrechnungen und Kreditkartenabrechnungen.

6. Juni 2025

Sachbearbeiter*in Drittmittelverwaltung (m/w/d) (in Voll-/Teilzeit)

TMG Research gGmbH
| Berlin

Du fungierst als Ansprechpartner*in für unsere Förderpartner*innen und deine Kolleg*innen in den Projektteams und sorgst so für eine reibungslose Zusammenarbeit und Transparenz zu allen Themen rund um die Abrechnung von Förderprojekten inklusive: Prüfung von Belegen und Erstellung von Verwendungsnachweisen und Mittelabrufen unter Anwendung und Einhaltung der Richtlinien der Zuwendungsgeber*innen, Budgetcontrolling und Unterstützung bei Änderungsanträgen, Beratung lokaler Weiterleitungspartner zu finanziellen Anforderungen in der Projektabwicklung, Erstellung von Beleglisten, Prüfung von Zwischennachweisen.

5. Juni 2025

Lohn- & Gehaltsbuchhalter*in oder Steuerfachangestellte*r mit Schwerpunkt Lohn & Gehalt

Campact e.V.
| Remote (deutschlandweit)

In enger Zusammenarbeit mit unserem Personalsachbearbeiter verantwortest Du die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV-Lodas. Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von Gehaltsabrechnungen, Anpassung von Gehaltsbestandteilen und Verwaltung von Sonderzahlungen. Erstellung von Arbeitsverträgen/Änderungsvereinbarungen und Pflege der Stammdaten in HR-Works und DATEV, einschließlich Koordination von Einstellungsformalitäten und Umsetzung von Vertragsänderungen. Verwaltung von Auszeiten (Mutterschutz, Elternzeit, Sabbaticals) sowie die entsprechende Stammdatenpflege und das Meldewesen. Erstellen diverser Bescheinigungen, z.B. für KiTas, Behörden, Statistikämter etc.

4. Juni 2025

Personalreferent:in (w/m/d) in Teilzeit (20 Stunden)

Johann Daniel Lawaetz-Stiftung
| Hamburg

Beratung und Betreuung von Führungskräften und Mitarbeitenden in allen Aspekten des Personalbereichs (z.B. Mutterschutz, Elternzeit, Bildungsurlaub, betriebliche Altersvorsorge etc.). Verantwortung für unsere Recruiting-Aktivitäten und das Bewerbungsmanagement. Operative Umsetzung, Optimierung und Digitalisierung der Prozesse im Personalbereich (u.a. Implementierung der Personalsoftware HRlab). Erstellung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen, Bescheinigungen oder weiteren personalrelevanten Dokumenten. Vertretung und ggf. Unterstützung bei der digitalen Zeiterfassung und der vorbereitenden Gehaltsbuchhaltung inklusive Kontakt zu Krankenkassen und Versicherungen.

27. Mai 2025

Finanzreferent:in / Referent:in der Geschäftsführung (m/w/d) in der Entwicklungszusammen...

Werner Erkes Stiftung
| Düsseldorf

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in strategischen und operativen Finanzfragen. Analyse und Nachverfolgung von Projektkosten sowie Unterstützung bei der finanziellen Projektsteuerung. Prüfung, Aufbereitung und Kommentierung von Finanz- und Jahresberichten der regionalen Einheiten. Mitarbeit an der Entwicklung und Pflege von Businessplänen und Finanzmodellen. Weiterentwicklung interner Controlling-, Budget- und Reportingstrukturen. Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Analysen. Perspektivisch: Aufbau eines systematischen Fördermittelmanagements und zuwendungsbezogenen Reportings.

26. Mai 2025

Mitarbeiter*in (m/w/d) für den Mitglieder- und Spendenservice in Vollzeit/Teilzeit

Förderverein PRO ASYL e.V.
| Frankfurt am Main

Die regelmäßigen Aufgaben umfassen insbesondere: Professionelle Verwaltung und Betreuung der Mitglieder- und Spender*innendatenbank: Bearbeitung von Anträgen (z.B. Neuaufnahmen, Kündigungen, Änderungen) und Stammdatenpflege. Kommunikation mit Mitgliedern und Spender*innen per E-Mail, Telefon und Post. Überwachung der Beitragszahlungen, Kontrolle und Erfassung aller Spendenbelege. Buchung der Mitgliedsbeiträge und regelmäßige Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung. Mitwirkung bei der Analyse und Optimierung der Prozesse. Mithilfe beim Jahresabschluss im Rahmen der Mitgliederverwaltung.

17. Juni 2025

Stepstone

Kaufmännischer Angestellter (m/w/d) – gerne auch mit gartenbaulichem oder landwirtschaf...

Böttcher Gartenbau
| Bürstadt zwischen Darmstadt und Mannheim

Sie erstellen mithilfe der Vorgaben des Anbauleiters und unserer Agrarsoftware Anbaupläne für unsere Schnittkräuter und den Fertigrasen. Sie schreiben die entsprechenden Arbeitsaufträge in der Agrarsoftware/Excel und geben diese an die Verantwortlichen des Anbau-Teams weiter und überwachen die reibungslose Ausführung der Eintragungen über Tablet oder Buch. Sie dokumentieren den Anbau in der Agrarsoftware und bedienen, überwachen und pflegen die Software unseres Klimacomputers.

6. Juni 2025

Stepstone

Teamassistenz Akquise (m/w/d)

Eurowind Energy GmbH
| Flensburg

Unser Akquise-Team in Flensburg unterstützen Sie im Daily Business. Sie erstellen eigenverantwortlich Anschreiben an externe Geschäftskontakte und übernehmen die Koordination des Versands. Anhand der Informationen des Akquise-Teams fertigen Sie Verträge für unsere Geschäftskontakte aus. In unseren internen Tools verwalten Sie die Kontaktdaten der Landeigentümer eigenverantwortlich.