Office Management Jobs

22. Oktober 2025

Mitarbeiter (w/m/d) Verwaltung / Büro / Empfang

Kindermissionswerk ,Die Sternsinger' e.V.
| Aachen

Sie unterstützen den Verwaltungsbereich bei der Bearbeitung aktuell anfallender Arbeitsaufgaben. Dies umfasst insbesondere administrative Bürotätigkeiten (Ablage, Post, Dateneingabe) in den Bereichen EDV, Bestellwesen und Buchhaltung sowie die Besetzung unseres Empfangs im Vertretungsfall (v.a. Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen). Bestellungen nehmen Sie schriftlich sowie telefonisch entgegen und erfassen und bearbeiten diese in unserer Datenbank. Sie entlasten die Buchhaltung bei der Erfassung und Bearbeitung von eingegangenen Spenden. Weiterhin helfen Sie unserem Hausmeister im Bedarfsfall (z.B. Auf-/Abbau von Veranstaltungen) und übernehmen Aufgaben im Lager / Archiv (Archivierung, Dokumentation).

22. Oktober 2025

Aushilfe (w/m/d) Projektarbeit für Lateinamerika

Kindermissionswerk ,Die Sternsinger' e.V.
| Aachen

Sie unterstützen unsere Länderreferentinnen und Länderreferenten im Kontinentalteam Lateinamerika & Karibik sowie teamübergreifend auf Bereichsebene bei täglich anfallenden Arbeiten. Sie übernehmen die Vorprüfung von Projektanträgen, Abrechnungen und Berichten hinsichtlich Vollständigkeit und rechnerischer Richtigkeit. Sie führen Recherchen im Zusammenhang mit der Erstellung von Projektbeschreibungen und Länderpolicies durch. Sie unterstützen die Länderreferentinnen und Länderreferenten bei der digitalen und physischen Ablage von Dokumenten zu den von uns geförderten Projekten.

17. Oktober 2025

Koordinator*in

Montessori Landesverband Bayern e.V.
| München

Als Koordinator*in bist du – gemeinsam mit deiner Kollegin – das organisatorische Herz unseres Verbands: Planung und Organisation von Veranstaltungen, Terminen und Projekten, Ansprechpartner*in für Mitglieder und ihre Anliegen, Unterstützung des Vorstands bei Personal- und Finanzthemen, Entwicklung neuer Ideen für die Weiterentwicklung des Verbands.

16. Oktober 2025

Sachbearbeitung Fördermittel & Finanzen (m/w/d) (30 Wochenstunden)

Alte Feuerwache e.V.
| 10969 Berlin

Verantwortung für die Verwaltung und Abrechnung von Förderprojekten, Projektcontrolling, Budgetüberwachung und Personalkostenkalkulation, Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen Finanzübersichten, Pflege von Projektakten und -datenbanken (z. B. Eureka), Sicherstellung der Einhaltung von Förder- und Vergaberichtlinien, Kommunikation mit Fördermittelgebern und Begleitung von Prüfprozessen.

14. Oktober 2025

PROJEKTASSISTENZ für JmS-Nachrichtenkompetenzförderung in Nordrhein-Westfalen (Startchan...

Journalismus macht Schule e.V.
| Düsseldorf

Sie arbeiten der Projektkoordination in NRW zu und sorgen für reibungslose Abläufe in der Projektorganisation, Kommunikation und Dokumentation. Insbesondere: Administrative Projektunterstützung: Termin- und Ressourcenplanung, Fristenmanagement, Protokollführung, Reiseorganisation. Kommunikation & Koordination mit Startchancenschulen, Journalist:innen und Partnerinstitutionen. Organisation von Veranstaltungen und Schulbesuchen. Pflege von Projektunterlagen und Daten. Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit: Zuarbeit für Website, Newsletter, Social-Media-Beiträge, Erstellung einfacher Präsentationen und Vorlagen. Mitarbeit bei der Materialentwicklung. Schnittstelle zur Bundesgeschäftsstelle: Zusammenstellung von Statusberichten und Reportings.

14. Oktober 2025

Teamleitung Vereinsservice (m/w/d)

Deutscher Tierschutzbund e.V.
| 53129 Bonn

Fachliche und disziplinarische Leitung eines neu zusammengestellten Teams. Konsequente Umsetzung der Verbandsstrategie im Rahmen der Budgetvorgaben. Koordination und Sicherstellung von team- und abteilungsübergreifenden Arbeitsabläufen. Teambuilding. Pflege und Ausbau der Kommunikationsbrücken zwischen Mitgliedsvereinen und Dachverband.

14. Oktober 2025

Assistenz Allianz für Lebensmittelrettung (m/w/d)

Tafel Deutschland e.V.
| Berlin

Unterstützung im Projektmanagement zur erfolgreichen Umsetzung der Allianz für Lebensmittelrettung. Zuarbeit bei der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von digitalen Terminen und Präsenz-Veranstaltungen. Mitarbeit an Kommunikationsmaßnahmen für Projekt-Stakeholder:innen, einschließlich Erstellung von Präsentationen und Informationsunterlagen. Mitwirkung in der operativen Großspendenverteilung an der Schnittstelle von Spender:innen, Tafel-Landesverbänden und Logistik-Dienstleister:innen. Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Datenpflege, Rechnungsverwaltung und Erstellung von Reportings. Unterstützung bei Kommunikations- und Rechercheaufgaben zur Umsetzung der Lebensmittelrettungs- und Logistikstrategie von Tafel Deutschland.

13. Oktober 2025

Fundraiser:in (m/w/d)

Evangelische Gesellschaft Stuttgart e.V.
| Stuttgart

Spender:innenkommunikation (Mailing, Bedankung, Vorträge), Antragsabwicklung für Klient:innen-Hilfsaktionen, Koordination Bußgeldwerbung, Unternehmensfundraising, gelegentliche Mithilfe bei der Spendenverbuchung, je nach Fähigkeit Übernahme eigener Aufgabenfelder im Team. Der Bereich Kommunikation – Freunde und Förderer ist zuständig für die Spendenwerbung. Die teils langjährige Beziehung zu über 17.000 Spender:innen wird hier aufgebaut, gepflegt und deren Spenden gebucht. Wir sprechen Privatpersonen, Unternehmen und Stiftungen auf unterschiedlichsten Kanälen an.

10. Oktober 2025

Werkstudent*in FINDEFIX (m/w/d)

Deutscher Tierschutzbund e.V.
| 53129 Bonn

Datenerfassung von Haustier-Registrierungsformularen im ERP-System Microsoft Dynamics Navision. Administrative Tätigkeiten (z.B. Adress-Recherche, Telefonate mit Tierhaltern, Tierheimen und Tierarztpraxen). Gelegentlicher Einsatz auf Veranstaltungen. FINDEFIX, ein kostenloses Service-Angebot des Deutschen Tierschutzbundes e.V., kümmert sich darum, dass Haustiere zentral registriert sind. Somit können Tierhalter*innen zum Beispiel im Falle einer Vermisstenmeldung bestmöglich unterstützt werden.

10. Oktober 2025

Kaufmännische Geschäftsführung (w/m/d)

Re-Use Deutschland e.V.
| Herford

Als kaufmännische Geschäftsführung übernehmen Sie Verantwortung für die Führung eines wachsenden gemeinnützigen Dachverbands mit 31 Mitgliedsunternehmen und über 70 sozial- und gemeinwohlorientierten Secondhand Kaufhäusern. Sie bringen kaufmännische Praxiskenntnisse mit und arbeiten sich in Förderanträge, Projektabwicklung und Prozessabläufe der Wiederverwendung ein. Dieser sinnstiftende Aufgabenbereich bietet erhebliche Gestaltungsmöglichkeiten und die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Vorstand und engagierten Team.

10. Oktober 2025

Sachbearbeitung Haustierregister FINDEFIX (m/w/d)

Deutscher Tierschutzbund e.V.
| Bonn

Bearbeitung individueller Tierhalter*innen-Anfragen per E-Mail, Brief und Chat. Inbound-Telefonie (Adressänderungen, Vermisst- und Fundmeldungen, Beratung). Outbound-Telefonie (Datenabgleiche, Kommunikation mit Tierheimen, Tierarztpraxen, Behörden, Halter*innen und Finder*innen). Systematische Datenerfassung und -pflege von Tier- und Halter*innen-Datensätzen. Internet-Recherche. Präsentation auf Publikums- und Fachmessen sowie auf anderen Veranstaltungen, ca. 6 Wochenenden pro Jahr. Allgemeine organisatorische Aufgaben. Übernahme von Sonderprojekten.

7. Oktober 2025

Projektmanager*in (w/m/d)

Science on Stage Deutschland e.V.
| Berlin

Mitarbeit bei internationalen Projekten zu Themen wie „KI im MINT-Unterricht" oder „Berufsorientierung und MINT". Unterstützung bei der Durchführung der Aktivitäten des Vereins (z.B. Lehrerfortbildungen, europäische Konferenzen in deutscher und englischer Sprache). Mitarbeit bei der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (u.a. Verfassen von Artikeln, Pflege Homepage, Unterstützung beim Newsletter). Administrative Aufgaben (z.B. allgemeine Vereinsarbeit, Bearbeitung und Versand von Bestellungen von Unterrichtsmaterialien, Unterstützung der Geschäftsführung).

21. Oktober 2025

Stepstone

Kaufmännische Assistenz & Office Management

Green Urban Energy GmbH
| Berlin

Eigenständige Organisation und Koordination des Office-Alltags (Terminplanung, Korrespondenz, Reisebuchungen, Bestellungen etc.). Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams in administrativen und organisatorischen Themen. Vorbereitung, Nachbereitung und Dokumentation von Besprechungen, Entscheidungen und Gremien-Sitzungen. Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Reports – z. B. für Gesellschafter, Partner oder Behörden. Schnittstelle und Informationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Stakeholdern.

2. Oktober 2025

Verwaltungsmitarbeiter*in / Projektassistenz Politische Erwachsenenbildung

Petra-Kelly-Stiftung. Bildungswerk für Demokratie und Ökologie in der Heinrich-Böll-Stiftung e.V.
| München

Vorbereitung von Buchführung und Zahlungsverkehr mit DatevUnternehmenOnline, Erstellung von Auswertungen aus Buchführung und Zahlungsverkehr, Zusammenarbeit mit der externen Wirtschaftsprüfung zur Erstellung von Abschlüssen und Verwendungsnachweisen, Mitarbeit bei der Haushaltserstellung. Optional: Perspektivisch Übernahme der Buchführung bis hin zu den Jahresabschlussbuchungen. Unterstützung in der Projektadministration, -durchführung und -abrechnungen, Administrative Beratung von Kooperationspartner*innen, Pflege der Veranstaltungsdatenbank, Personalverwaltung, Unterstützung der Geschäftsführung in der Gremienarbeit.

23. September 2025

Projektassistenz Softwareeinführung Logistik (m/w/d)

Tafel Deutschland e.V.
| Berlin

Das vom Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat geförderte Projekt TafelConnect verfolgt das Ziel, eine digitale Logistikplattform zur bundesweiten Annahme und Verteilung von Lebensmittelspenden, insbesondere aus der Lebensmittelindustrie, einzuführen. Als Projektassistenz unterstützen Sie dabei die Projektleitung bei der Softwareeinführung und im übergeordneten Projektmanagement. Ihre Aufgaben umfassen die Unterstützung der Projektleitung im Projektmanagement, einschließlich Berichtswesen und Dokumentation, Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Erstellung von Präsentationen, und die Mitarbeit an Kommunikationsmaßnahmen für Projekt-Stakeholder:innen, einschließlich Erstellung von Schulungs- und Informationsunterlagen.

17. Oktober 2025

Stepstone

Sachbearbeiter (m/w/d) im Rechnungswesen

Interzero Circular Solutions Germany GmbH
| Köln

Datenpflege: Sie pflegen Daten systematisch im Oracle-System. Belege-Erfassung: Sie prüfen und erfassen Lieferscheine im System und führen Mengenprüfungen durch. Rechnungsstellung: Sie erstellen fristgerecht Rechnungen an Kunden unter Berücksichtigung vertraglich vereinbarter, kundenspezifischer Vorgaben. Nachweise-Überwachung: Sie überwachen die fristgerechte Einreichung sämtlicher Entsorgungsnachweise. Dokumentenkontrolle: Sie prüfen Entsorgungsdokumente auf die Einhaltung kundenspezifischer Anforderungen.

15. Oktober 2025

Stepstone

Werkstudent im Einkauf (m/w/d)

Interzero Circular Solutions Germany GmbH
| Köln

Bereich: Du unterstützt im spannenden Bereich Waste Solutions und bringst frische Impulse ein. Datenaufnahme: Du holst Leistungsdaten ein und dokumentierst sie sorgfältig. Belegerfassung: Du bearbeitest Lieferscheine verantwortungsvoll. Datenabgleich: Du vergleichst verschiedene Datensätze zuverlässig. Datenpflege: Du pflegst Datensätze in Excel ordentlich oder gewissenhaft und effizient. Qualität: Du achtest auf Genauigkeit und hilfst, Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

15. Oktober 2025

Stepstone

Kaufmännischer Mitarbeiter Administration und Dokumentation (m/w/d)

ENERCON
| Aurich bei Emden

Dokumentenmanagement sowie Umsetzung von Dokumentenverwaltungsstandards für den Gesamtbereich Global Health, Safety, Environment & Sustainability (HSES). Verteilung und Veröffentlichung aktueller Dokumente in der globalen HSES-Bibliothek. Koordination und Kommunikation von HSE-relevanten Warnungen und Hinweisen. Verwaltung und Ausbau der Medienpräsenz im Intranet sowie Mitwirkung an Kampagnen und Projekten. Bestell- und Beschaffungsmanagement. Weitere organisatorische und administrative Aufgaben.

14. Oktober 2025

Stepstone

Werkstudent Wirtschaftsinformatik (m/w/d) IT-Stammdaten

ALBA Management GmbH
| Berlin

Du betreust administrative Prozesse, mit denen ALBA-IT nationale Anfragen der Endanwender*innen bearbeitet, und prüfst in verschiedenen Tools die Stammdaten als Arbeits- & Abrechnungsgrundlage. Du bist im engen Austausch mit deinen Kolleg*innen der IT, unseren IT-Dienstleister*innen sowie den einzelnen Fachbereichen und übernimmt eigenständig die Terminierung, Durchführung und Dokumentation von Meetings. Du erweiterst anhand von bestehenden Prozessen eigenverantwortlich die IT-Stammdatenkonzeption und implementierst diese mit Kolleg*innen und Partnerunternehmen.

13. Oktober 2025

Stepstone

Sachbearbeiter:in Förderadministration (m/w/d) für unsere Stiftung Nachhaltigkeit

Stadtsparkasse Düsseldorf
| Düsseldorf

Als Sachbearbeiter:in in der Förderadministration tragen Sie die Verantwortung für die komplette administrative Abwicklung und das Monitoring von Förderanträgen sowie der zugehörigen Projekte. In dieser Rolle sind Sie die zentrale Schnittstelle zu den Antragstellenden, sorgen für eine reibungslose Kommunikation und stellen die ordnungsgemäße Verwaltung der Fördermittel sicher.