Office Management Jobs

1. September 2025

Referent*in für Öffentlichkeitsarbeit, Projekte und Europaaktivitäten

BAG Inklusionsfirmen e.V.
| Berlin

Als Referent*in unterstützen Sie die Geschäftsführung bei den gesamten Aktivitäten des Verbandes und seiner Geschäftsstelle. Dabei legen wir Ihren Schwerpunkt auf die Mitwirkung bei und Gestaltung von interner und externer Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Newsletter, Homepage und anderer Publikationsmedien, Koordination, Durchführung und Administration von Projekten sowie Koordination der europäischen Aktivitäten des Verbands. Neben diesen Schwerpunkten wirken Sie mit an der Organisation und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, Fachtagungen, Mitgliederversammlungen und Jahrestagungen, nehmen an einschlägigen Veranstaltungen in Absprache mit Vorstand und Geschäftsführung teil und übernehmen Aufgaben in Verbandsarbeit, Mitgliederbetreuung und sozial- und inklusionspolitischen Arbeit.

1. September 2025

Projektleitung

Zero Waste e.V.
| Berlin

In dieser Rolle übernimmst du Verantwortung für die Koordination und zugleich konkrete Aufgabenbereiche innerhalb der Projekte. Du kombinierst strategisches Denken mit praktischer Umsetzung – eine Rolle, die perfekt zu unserem kleinen, wachsenden Team passt. Die Projekte verfolgen ein gemeinsames Ziel: Verpackungsmüll vermeiden und Mehrweg stärken – insbesondere durch das Mitbringen eigener Behältnisse ('Bring-Your-Own'). Eigenständige Übernahme von Arbeitspaketen innerhalb der Projekte, Planung, Steuerung und Koordination der Projektabläufe inkl. Zeitplänen, Ressourcen und Budget, Überwachung von Fortschritt, Qualität und Einhaltung der Projektziele, Risiko- und Lösungsmanagement bei auftretenden Herausforderungen.

27. August 2025

Verwaltungskraft / Verwaltungsfachangestellte*

Frauenzimmer e.V.
| Berlin - Schöneberg

Die Verwaltungskraft bei Frauenzimmer e.V. ist verantwortlich für das Projekt- und Finanzmanagement unter Einhaltung der fördermittelrechtlichen Anforderungen, insbesondere: Operatives und strategisches Controlling, Finanz- und Betriebsbuchhaltung, Antrags- und Berichterstellung, Daten- und Arbeitssicherheit. Zudem gehören zum Aufgabengebiet das Personalmanagement (Personalcontrolling und -gewinnung, Entgeltabrechnung) sowie die Wohnungsverwaltung (Controlling der Miet- und Untermietverhältnisse).

26. August 2025

Sachbearbeitung Fördermittel & Finanzen (m/w/d) mit 30 Wochenstunden

Alte Feuerwache e.V.
| 10969 Berlin

Verantwortung für die Verwaltung und Abrechnung von Förderprojekten. Projektcontrolling, Budgetüberwachung und Personalkostenkalkulation. Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen inkl. Finanzübersichten. Pflege von Projektakten und -datenbanken (z. B. Eureka). Sicherstellung der Einhaltung von Förder- und Vergaberichtlinien. Kommunikation mit Fördermittelgebern und Begleitung von Prüfprozessen.

14. August 2025

Verwaltung / vorbereitende Buchhaltung in Teilzeit

Nomadisch Grün gGmbH
| Berlin - Neukölln

Zuarbeit Finanzbuchhaltung: Kostenstellen festlegen, Belegarbeit, Zuordnung der Geschäftsvorfälle im Kostenstellensystem. Führung und Festschreiben der Barkassen über DATEV Unternehmen Online (DUO). Ansprechperson der Geschäftsführung für Kostenstellenauswertung und die Zuarbeit zum Finanzcontrolling. Kontrolle des Zahlungsverkehrs auf den Geschäftskonten. Zuarbeit zum Jahresabschlusses, Abstimmung mit der Steuerberatungsgesellschaft. Erstellung und Kontrolle von Ein- und Ausgangsrechnungen. Allgemeine administrative Aufgaben.

12. August 2025

Koordination Fördermittel und Finanzbuchhaltung (m/w/d)

Jugendwerk der AWO Württemberg
| Stuttgart

Sicherstellung einer geordneten Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge im Bereich der Finanzbuchhaltung auf Basis von rechtlichen und gruppeninternen Vorgaben. Buchen und Kontieren von Ausgangsrechnungen und von Zahlungseingängen. Forderungsmanagement, Mahnwesen. Mandantenübergreifende Durchführung der Zahlungsverkehre, Ansprechpartner*in bezüglich der Zahlungsmodalitäten. Kontenklärung/-abstimmung. Aktive Unterstützung bei der Entwicklung, Optimierung und Umsetzung von Projekten im Bereich Rechnungswesen. Unterstützung bei vorbereitenden Jahresabschlussarbeiten. Unterstützung der Geschäftsführung in der Finanzplanung und im Controlling. Beantragung, Verwaltung und Abrechnung von Zuschüssen, unter anderem über den Landesjugendplan und weiterer öffentlicher Zuschussprogramme.

8. August 2025

Referent:in Account Management Lebensmittelspenden (m/w/d)

Tafel Deutschland e.V.
| Berlin

Als Referent:in Account Management Lebensmittelspenden akquirieren und betreuen Sie Großspender:innen aus der Lebensmittelindustrie, gemeinsam mit dem Fundraising- und Logistikbereich von Tafel Deutschland sowie den Tafel-Landesverbänden. Sie berichten direkt an die Bereichsleitung Fundraising. Ihre Aufgaben umfassen Aufbau, Betreuung und Weiterentwicklung von Beziehungen zu (Groß-)spender:innen, insbesondere im Bereich Lebensmittelproduktion und -handel, Teilnahme an relevanten Branchen-Veranstaltungen, Pflege der Spenderdatenbank, Erstellung von Reportings und Auswertung von Spendendaten (CRM/Spendensoftware), enge Zusammenarbeit mit den Akquise-Verantwortlichen der Tafel-Landesverbände, Unterstützung im Aufbau von Vertriebsstrukturen in den Tafel Landesverbänden sowie Mitwirkung an Projekten und Veranstaltungen von Tafel Deutschland und der Tafel-Akademie.

8. August 2025

Trainee (m/w/d) für die Tätigkeit als Gewerkschaftssekretär*in

ver.di - Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft
| verschiedene Arbeitsorte

Die Tätigkeit als Gewerkschaftssekretär*in ist anspruchsvoll und vielfältig. Aufgaben umfassen den Auf- und Ausbau von gewerkschaftlichen Strukturen und Mitgliederentwicklung in Betrieben, Dienststellen und Einrichtungen, politische, rechtliche und prozessuale Beratung und Begleitung betrieblicher Interessenvertretungen, Begleitung und Organisation von Tarifauseinandersetzungen und Kampagnen sowie die Vertretung der Organisation in fachlichen und politischen Gremien. In der Jugendarbeit kommen die gleichen Aufgabenschwerpunkte wie bei der branchenbezogenen Betriebs- und Tarifarbeit hinzu, jedoch mit besonderem Fokus auf Auszubildende und junge Beschäftigte sowie ihre spezifischen Gremien, Themen und Interessen. Dazu gehört auch jugendspezifische Projekt- und Kampagnenarbeit.

8. August 2025

Executive Secretary – Finance & Administration and Deputy General Secretary (all gender)

Vereinte Evangelische Mission
| Wuppertal

Contributing to the fulfillment of the goals of the UEM by developing and implementing strategies to diversify UEM's financial security. Provide strategic leadership and ensure strategic alignment across the departments of Accounting, Communication & Fundraising, IT & Services and Properties/Housekeeping. Share responsibility with the Deputy Executive Secretary for ensuring effective management of the organization's operational and administrative areas. Ensure compliance with financial governance and risk management standards. Monitor UEM's organizational performance and provide reporting to the Management Team, Council and other advisory and executive committees of UEM.

8. August 2025

Buchhaltungskraft (m/d/w)

Bürgerbewegung Finanzwende e. V.
| Berlin, Deutschland

Selbstständige Buchungen laufender Geschäftsvorfälle. Abstimmung von Konten und Mithilfe bei Monats- und Jahresabschlüssen. Vorbereitung und Mitwirkung bei Monats- und Jahresabschlüssen (zum Beispiel Durchführen von Abschlussbuchungen, Abstimmen und Auswerten von Konten). Zuordnung der Ausgaben zu Kostenstellen und Erstellen von Kostenstellenberichten. Pflege und systematische Verwaltung des digitalen Dokumentenarchivs. Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung der internen Buchhaltungsprozesse. Prüfung und Erfassung von Kreditkartenabrechnungen. Zuordnung der Ausgaben zu Kostenstellen. Abstimmung der Kreditkartenkonten. Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen.

7. August 2025

Buchhaltungskraft (m/d/w)

Bürgerbewegung Finanzwende e. V.
| Berlin

Selbstständige Buchungen laufender Geschäftsvorfälle, Abstimmung von Konten und Mithilfe bei Monats- und Jahresabschlüssen, Vorbereitung und Mitwirkung bei Monats- und Jahresabschlüssen (zum Beispiel Durchführen von Abschlussbuchungen, Abstimmen und Auswerten von Konten), Zuordnung der Ausgaben zu Kostenstellen und Erstellen von Kostenstellenberichten, Pflege und systematische Verwaltung des digitalen Dokumentenarchivs, Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung der internen Buchhaltungsprozesse. Prüfung und Erfassung von Kreditkartenabrechnungen, Zuordnung der Ausgaben zu Kostenstellen, Abstimmung der Kreditkartenkonten, Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen, Vorbereitung der Rechnungen zur Zahlung, Kommunikation mit Lieferanten bei Rückfragen.

1. September 2025

Stepstone

Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) Regalplanung

dennree GmbH
| Töpen (Raum Hof / Oberfranken)

Optimierung der Warengruppenstrukturen, insbesondere Warenbereinigung in enger Zusammenarbeit mit den Bereichen Einkauf und Vertrieb. Erarbeitung eines Warenplatzierungsplans bzw. Planogramms für die Sortimentsbausteine sowie Erarbeitung von Maßnahmen zur Einhaltung der warenwirtschaftlichen Zielvorgaben. Erstellung von Sortimentsbausteinen unter Berücksichtigung von Marktgrößen und Merchandising-Standards. Erstellung und Auswertung von verschiedenen Statistiken, u. a. Abverkaufsanalysen, Soll-Ist-Analysen sowie Hochrechnungen. Unterstützung bei der Softwareeinführung RELEX Space & Assortment.

1. September 2025

Stepstone

Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

SeaRenergy Services GmbH
| Hannover

Selbständige Übernahme von Sekretariats- und Büroverwaltungstätigkeiten. Vorbereitende Buchführung sowie Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Zahlungen und Mahnwesen. Telefonempfang, Telefonkorrespondenz sowie Bearbeitung von Posteingang und -ausgang. Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Reiseplanung und Organisation von Veranstaltungen. Protokollführung bei Wochenbesprechungen. Betreuung des ERP-Systems Dynamics 365 Business Central.

29. August 2025

Stepstone

Sachbearbeiter:in (w/m/d) Natürlicher Klimaschutz – (2025/2-10)

Senatorin für Umwelt, Klima und Wissenschaft
| Bremen

Ansprechstelle und Beratung zum Aktionsprogramm Natürlicher Klimaschutz (ANK). Fördermittelmanagement. Unterstützung bei administrativen Fragen der Projektbeantragung, Projektsteuerung und -abwicklung. Öffentlichkeitsarbeit und Aufbereitung von Best-Practice-Beispielen. Berichtswesen rund um das ANK.

14. Juli 2025

Finanzbuchhaltung (m/w/d) – Dein Engagement für Umwelt und Soziales

Gröpelinger Recycling Initiative e.V.
| Bremen

In der vielseitigen Buchhaltung wirst Du zum Spezialisten. Wir arbeiten mit SKR04 / Sage 100 und beim Zahlungsverkehr mit S-firm. Beim Führen und Abstimmen der Kreditoren-, Debitoren-, Anlagenbuchhaltung sowie Bank und Kasse wird es nie langweilig. Mit den vorbereitende Quartals- und Jahresabschlussarbeiten zeigst Du im Ergebnis Dein ganzes Können.

19. August 2025

Stepstone

IT-Systemadministrator:in

bio verlag GmbH
| Aschaffenburg

Du installierst und optimierst die IT-Infrastruktur. Mit Deinem Wissen und frischen Ideen trägst Du auch zur Weiterentwicklung bei. Du bietest einen anwenderorientierten Support und betreust die Verlagskolleg:innen bei allen IT-relevanten Themen. Du planst und leitest interne IT-Projekte und setzt diese eigenständig um. Dabei koordinierst Du auch externe Dienstleister. Die Sicherheit von Daten, Netzwerkzugriffen und Backup-Systemen wird von Dir gewährleistet.

19. August 2025

Stepstone

Front Office Mitarbeiter (m/w/d)

CEE Group
| Hamburg

Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern. Telefonische und schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch. Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen. Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeiner administrativer Aufgaben. Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten. Sicherstellung der Verfügbarkeit aller erforderlichen Bürobedarfe.

13. August 2025

Stepstone

Studentischer Mitarbeiter (m/w/d) Water & Biodiversity Stewardship - Kaufmännische Prozes...

WWF Deutschland
| Berlin

Kaufmännische Prozesse des Water and Biodiversity Stewardship Teams Unterstützung bei Bestellprozessen (u.a. Erstellung von Bestellungen, Versenden von Bestellbestätigungen). Unterstützung beim Nachhalten von Rechnungen (u.a. Erstellen von Übersichten zu Rechnungsein- und ausgängen). Unterstützung beim Vertragsmanagement (u.a. Erstellen von Verträgen, Nachhalten von Verträgen in der Vertragsdatenbank, Erstellen von Vertragsübersichten). Unterstützung bei der Erstellung von technischen und finanziellen Reports für das Water & Biodiversity Stewardship Teams.

11. August 2025

Stepstone

IT - Administrator (m/w/d) in Vollzeit

Tierschutzverein für Berlin und Umgebung Corporation e.V.
| Berlin

Administration, Pflege und Dokumentation unserer IT-Infrastruktur (Windows-Server, Exchange Server, LAN, WLAN, VPN, DHCP, DNS, Firewall, Backup). Technischer Support für die Mitarbeitenden. Analyse und Behebung von technischen Problemen. Betreuung/Administration der Anwendungen von/mit TEAMS – Telefonie und Videokonferenzen. Verwaltung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten. Planung, Entwicklung und Verbesserung der IT-Infrastruktur.

11. August 2025

Stepstone

Kaufmännische:r Projektbearbeiter:in (m/w/d) Stadtentwicklung / Städtebauförderung

BauBeCon Sanierungsträger GmbH
| Osnabrück

Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von städtebaulichen Maßnahmen und Fördermittelmanagement. Abstimmung der Kosten- und Finanzierungsübersichten mit Projektleitung und Kommune. Erarbeitung von Förderanträgen sowie Vertragsmanagement. Zahlungsverkehr und Rechnungsabwicklung. Administrative Tätigkeiten.