Office Management Jobs

2. Oktober 2025

Verwaltungsmitarbeiter*in / Projektassistenz Politische Erwachsenenbildung

Petra-Kelly-Stiftung. Bildungswerk für Demokratie und Ökologie in der Heinrich-Böll-Stiftung e.V.
| München

Vorbereitung von Buchführung und Zahlungsverkehr mit DatevUnternehmenOnline, Erstellung von Auswertungen aus Buchführung und Zahlungsverkehr, Zusammenarbeit mit der externen Wirtschaftsprüfung zur Erstellung von Abschlüssen und Verwendungsnachweisen, Mitarbeit bei der Haushaltserstellung. Optional: Perspektivisch Übernahme der Buchführung bis hin zu den Jahresabschlussbuchungen. Unterstützung in der Projektadministration, -durchführung und -abrechnungen, Administrative Beratung von Kooperationspartner*innen, Pflege der Veranstaltungsdatenbank, Personalverwaltung, Unterstützung der Geschäftsführung in der Gremienarbeit.

1. Oktober 2025

Sachgebietsleitung (m/w/d) Umweltschutz und Landschaftspflege

Landesbetrieb Straßenwesen Brandenburg
| Potsdam

Sie leiten das Sachgebiet Umweltschutz und Landschaftspflege, tragen die Personalverantwortung und verwalten, planen, steuern und kontrollieren die Arbeitsabläufe. Sie sind leitend zuständig für die Erstellung der naturschutzfachlichen Genehmigungsunterlagen von Straßenbauvorhaben (u.a. Landschaftspflegerische Begleitplanung, FFH-Verträglichkeitsstudien und Artenschutzbeiträgen) und die Erarbeitung von Landschaftspflegerischen Ausführungsplänen z.B. für Pflanzungen sowie für die Bauüberwachung im Landschaftsbau. Sie sind federführend in der Bearbeitung besonders bedeutungsvoller Themen und überwachen ausgewählte Schwerpunktaufgaben.

29. September 2025

Vorstandsvorsitz

Stiftung Mitarbeit
| Bonn-Bad Godesberg

Als Vorsitzende:r des Vorstands tragen Sie die Hauptverantwortung für die inhaltliche und strategische Positionierung der Stiftung und ihrer Darstellung in Politik, den Netzwerken für Engagement und Demokratie, Fachwelt und breiter Öffentlichkeit. Sie verantworten die Netzwerkarbeit und die Projektentwicklungen. Dabei knüpfen Sie an etablierte und geschätzte Angebote der Stiftung an, bauen diese aus und setzen auch neue, agile und digitale Arbeitsweisen ein. Als unternehmerisch denkende Person nehmen Sie auch die Bilanzen in den Blick – in enger Kooperation mit der Vorstandskollegin, die die Bereiche Administration und Finanzen verantwortet.

24. September 2025

Kaufmännische Geschäftsleitung (w/m/d)

ADFC München e.V.
| München

Leitung und Organisation der Geschäftsstelle, Führung des hauptamtlichen Teams. Verantwortung für Finanzen, Förderwesen sowie Fundraising und Sponsoring. Etablierung und Optimierung von Prozessen (z.B. Entscheidungs-, Buchungs- und Freigabeprozesse). Ausbau von Vereinsstrukturen durch weitere Professionalisierung und Unterstützung ehrenamtlicher Gruppen. Koordination und Durchführung von Projekten. Unterstützung des Vorstands z.B. bei strategischen Fragestellungen, Vor- & Nachbereitung der Vorstandssitzung. Verlässliche Ansprechperson und Bindeglied für Vorstand, Team und Ehrenamt und Bericht direkt an den Vorstand.

23. September 2025

Projektassistenz Softwareeinführung Logistik (m/w/d)

Tafel Deutschland e.V.
| Berlin

Das vom Bundesministerium für Landwirtschaft, Ernährung und Heimat geförderte Projekt TafelConnect verfolgt das Ziel, eine digitale Logistikplattform zur bundesweiten Annahme und Verteilung von Lebensmittelspenden, insbesondere aus der Lebensmittelindustrie, einzuführen. Als Projektassistenz unterstützen Sie dabei die Projektleitung bei der Softwareeinführung und im übergeordneten Projektmanagement. Ihre Aufgaben umfassen die Unterstützung der Projektleitung im Projektmanagement, einschließlich Berichtswesen und Dokumentation, Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie Erstellung von Präsentationen, und die Mitarbeit an Kommunikationsmaßnahmen für Projekt-Stakeholder:innen, einschließlich Erstellung von Schulungs- und Informationsunterlagen.

18. September 2025

Grant / Funding Manager (m/w/d) - Akquisitions-Team (Vollzeit)

Collaborating Centre on Sustainable Consumption and Production (CSCP)
| Wuppertal

Als Teil des Akquisitions-/Finanzierungsteams tragen Sie zur Stärkung des Projektportfolios des CSCP bei, indem Sie die Identifizierung von Finanzierungsmöglichkeiten und die Entwicklung hochwertiger Projektvorschläge mit besonderem Schwerpunkt auf finanziellen Aspekten unterstützen. Der Schwerpunkt Ihrer Arbeit liegt auf Akquisitionsaktivitäten zu Themen wie nachhaltiger Konsum und Produktion, Kreislaufwirtschaft, Ernährungssysteme, Klimaschutz, Biodiversität und nachhaltige Geschäftsmodelle. Zu Ihren Aufgaben gehören das kontinuierliche Screening von Fördermöglichkeiten, die Erstellung prägnanter Kurzanalysen, die Unterstützung bei der Erfassung und Profilierung relevanter Geldgeber, Netzwerke und potenzieller Konsortialpartner sowie die Mitwirkung bei der Vorbereitung von Anträgen für verschiedene Geldgeber.

1. Oktober 2025

Stepstone

Schulungsorganisator / Bildungsreferent (m/w/d) - befristet

alfatraining Bildungszentrum GmbH
| Jena

Du übernimmst organisatorischen Angelegenheiten rund um das Kursgeschehen und trägst damit dazu bei, dass sich Teilnehmende und Dozierende bei uns rundum wohlfühlen und sich inhaltlich vollkommen auf die Kurse fokussieren können. Du informierst Interessierte zu unserem Kursangebot und hilfst bei Fragen. Du bist für das Management von Teilnehmenden-, Dozierenden- und Kursdaten zuständig. Du kümmerst dich um die Kommunikation mit den Förderstellen unserer Teilnehmenden.

1. Oktober 2025

Stepstone

Abteilungsleitung Kinder-, Jugend- und Zahngesundheitsdienst (m/w/d)

Landkreis Wolfenbüttel
| Wolfenbüttel

Verantwortung für Personal, Finanzen und Organisation. Strategische Weiterentwicklung der Abteilung inhaltlich und digital. Teilnahme an interdisziplinären Arbeitsgruppen und Vernetzungsarbeit mit verschiedenen Institutionen. Verantwortung für Arbeitsschutz und –sicherheit. Öffentlichkeitsarbeit. Durchführung und Auswertung von Schuleingangsuntersuchungen. Sozialmedizinische Begutachtungen inklusive Testdiagnostik für Kinder und Jugendliche mit Funktionsbeeinträchtigungen. Untersuchung von Kindern nach dem Asylbewerberleistungsgesetz.

16. September 2025

Referent:in für Vereinsaufgaben (mit Entwicklungspotenzial)

Haus des Engagements e.V.
| Freiburg im Breisgau

Koordination und Weiterentwicklung von Angeboten zur Engagementförderung, Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Arbeit in enger Abstimmung mit den ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedern und dem hauptamtlichen Team. Interne Verwaltung, Personalwesen, Kooperation mit dem Jobcenter, Zuständigkeit für Arbeitsgelegenheiten und Praktika, Mitgliedermanagement, Beantragung und Abrechnung von Förder- und Projektmitteln. Community Management, Koordination und Weiterentwicklung unseres Co-Workingangebots, Koordination und Weiterentwicklung der Räume für Engagierte an unseren zwei Standorten, Ehrenamtskoordination, Mitarbeit bei Projekten und Unterstützungsangeboten des Haus des Engagements.

16. September 2025

Assistenz Freiwilligengewinnung (m/w/d)

Tafel-Akademie gGmbH
| Berlin

Als Assistenz in der Freiwilligengewinnung sind Sie Teil des Projekts „Engagement-Neudenken!" und unterstützen insbesondere bei den Qualifizierungs- und Beratungsangeboten, sowie bei der Betreuung eines Förderprogramms für Tafeln rund um das Thema Freiwilligengewinnung. Sie arbeiten in engem Austausch mit der Projektleitung „Engagement-Neudenken!" und dem Bereich Weiterbildung und Freiwilligenmanagement. Ihre Aufgaben umfassen Unterstützung bei der Durchführung des Beratungsangebots, Mitarbeit an der Umsetzung und Koordination des Förderprogramms „Freiwilligengewinnung", Mitwirkung an der Organisation und Betreuung von Seminaren, Zuarbeit bei der Erstellung redaktioneller Inhalte zur Freiwilligengewinnung, Unterstützung bei der Planung und Begleitung von Service-Learning-Projekten sowie Betreuung des E-Mail-Postfachs.

8. September 2025

Referent der Geschäftsführung (m/w/d) – Schwerpunkt Verwaltung/Administration

WIB – Weißenseer Integrationsbetriebe GmbH (gemeinnützig)
| Berlin

Sie arbeiten innerhalb des Leitungsgremiums vertrauensvoll mit der Geschäftsführung zu operativen und strategischen Themen zusammen. Sie übernehmen die Verantwortung für Projekte und bereiten Entscheidungsprozesse vor. Sie haben die Personalverantwortung für die Verwaltungsbereiche Sekretariat, Gebäudemanagement, Versicherungsmanagement, Vertragsmanagement und Arbeitsschutz. Zudem arbeiten Sie mit dem externen Datenschutzbeauftragten zusammen. Sie leiten die Arbeitsabläufe in den o.g. Verwaltungsbereichen und entwickeln diese stetig weiter.

29. September 2025

Stepstone

Assistenz des Vorstandes und der Geschäftsführung / Office-Manager:in (m/w/d) zunächst...

Stiftung steps for children
| Hamburg

Unterstützung von Vorstand und Geschäftsführung in Büroorganisation und Administration. Koordination und Vorbereitung vereins- und stiftungsrechtlicher Aufgaben (inkl. Gremien- und Sitzungsvorbereitung). Strukturierung von Arbeitsabläufen sowie Verwaltung von Daten, Dateien und Kontakten. Organisation des täglichen Schriftverkehrs und Terminplanung. Vorbereitung von Wirkungsberichten und Nachweisen (inkl. Belegverwaltung) für die Öffentlichkeit und Spender:innen. Unterstützung im Personalwesen (z.B. Dokumentenmanagement, On- und Offboarding).

23. September 2025

Stepstone

Mitarbeiter/in (w/m/d) Finanzbuchhaltung

Fachverband Biogas e.V.
| Freising

Sie arbeiten im Referat Verwaltung und kümmern sich um die Buchhaltung und administrative Aufgaben. Dazu zählen im Einzelnen Eigenständige Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung für verschiedene Verbände, Eingangsrechnungen prüfen, buchen und überweisen, Reisekostenabrechnungen prüfen, buchen und überweisen, Ausgangsrechnungen erstellen und buchen, Bearbeitung des Zahlungsverkehrs und Zahlungseingänge überwachen, Kontenabstimmung von Personen- und Sachkonten, Mahnwesen, Datenbankpflege, Erledigung von Korrespondenzen.

22. September 2025

Stepstone

Sachbearbeiter* Vertrags- & Registrierungsmanagement *Geschlecht egal, Hauptsache gut

take-e-way GmbH
| Hamburg

Dein Job ist vielfältig, fordernd und voller Chancen, etwas zu bewegen. Als Teil unseres Backoffice-Teams begleitest du unsere Kunden von der Vertragserstellung bis zur Registrierung im Kundengewinnungsprozess. Dabei liegt dein Fokus auf der fristgerechten und wirtschaftlichen Abwicklung unserer Kundenaufträge. Du erstellst, prüfst und aktualisierst unsere Kundenverträge im Gesamtrahmen unserer Dienstleistungen. Du sorgst jederzeit für fristgerechte behördliche Registrierungen unserer Kunden.

19. September 2025

Stepstone

Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d) im Bereich Faktura / Abrechnung

ALBA Süd GmbH & Co. KG
| Bad Saulgau

In einem 2er-Team vor Ort werden Sie Lieferantenrechnungen in Abstimmung mit den Fachabteilungen erstellen. Sie werden die termingerechte und korrekte Durchführung der Leistungsrückerfassung sowie Fakturierung verantworten. Zu Ihrem Verantwortungsbereich gehört das Erstellen von Storno-, Teilstornorechnungen sowie Gutschriften. Sie bearbeiten vorwiegend die kommunalen Abrechnungen und halten hier engen Kontakt zu den zuständigen Behörden und Ansprechpartner*innen der Kommunen und Gemeinden.

17. September 2025

Stepstone

Accountant (gn) Core Business

LichtBlick SE
| Hamburg

Du bereitest Monats- und Jahresabschlüsse nach HGB / IFRS sorgfältig vor. Zahlungseingänge und -ausgänge erfasst du zuverlässig. Den Zahlungsverkehr inklusive Zahlungsläufen sowie Last- und Gutschriftenläufen wickelst du eigenständig ab. Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen bearbeitest du gewissenhaft. Die laufende Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung führst du strukturiert durch. Du bist operative Ansprechpartner für bilanzielle Themen und bringst deine fachliche Expertise ein.

13. September 2025

Stepstone

Technischer Sachbearbeiter - Projektabwicklung / Material / Kommunikation (m/w/d)

Die Energie Rebellen c/o STEKA GmbH
| Karlsruhe

Du prüfst und erstellst Rechnungen, um Ordnung und Struktur in unsere Projekte zu bringen Du koordinierst und beschaffst Material, um sicherzustellen, dass alles vorhanden ist Du managst Unterlagen, vom Aufmaß bis zum Lieferschein, und behältst die Fäden in der Hand Du kommunizierst mit der Baustelle und dem Büro, um beide Welten zusammenzubringen Du wächst in die Rolle hinein und übernimmst Verantwortung, mit einer strukturierten Einarbeitung und zunehmender Verantwortung im Laufe der Zeit

10. September 2025

Stepstone

Mitarbeiter/in mit Schwerpunkt Nachlassabwicklung (m/w/d)

SOS-Kinderdörfer weltweit Hermann- Gmeiner-Fonds Deutschland e.V
| Düsseldorf

Führen sämtlicher Korrespondenz mit Behörden, Gerichten, Miterben, Versicherungen, etc. - sowohl selbständig als auch in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Juristen, mit dem Sie ein Team bilden. Bearbeitung sämtlicher Tätigkeiten in Bezug auf die Abwicklung eines Nachlasses, wie Organisation der Bestattung, Kündigung von personenbezogenen Versicherungen/Verträgen, Auflösung von Mietwohnungen, Verwertung von Vermögensgegenständen jeglicher Art.