Office Management Jobs in Heidelberg

11. November 2025

Teamleitung Finanzen

Campact e.V.
| Remote

Als Teamleiter*in Finanzen gestaltest Du die strategische Finanzplanung bei Campact e.V. und entwickelst unser Controlling zielgerichtet weiter. Du bist Sparringspartner*in für unseren geschäftsführenden Vorstand und findest Lösungen, wie wir unsere Finanzplanung effizient und wirkungsvoll gestalten – im Sinne unserer Spender*innen und politischen Ziele. Du gestaltest die Finanzplanung aktiv mit: Gemeinsam mit dem geschäftsführenden Vorstand übernimmst Du die Haushaltsplanung, steuerst Rücklagen und entwickelst die smarte Anlage liquider Mittel – immer im Sinne unserer politischen Ziele und rechtlichen Rahmenbedingungen. Du führst und entwickelst ein engagiertes Team: Vier Buchhalterinnen freuen sich auf Deine empathische Führung und fachliches Sparring.

6. November 2025

Studentische:r Mitarbeiter:in für Öffentlichkeitsarbeit

cric - Corporate Responsibility Interface Center e.V., gemeinnütziger Verein zur Förderung von Ethik und Nachhaltigkeit bei der Geldanlage
| Berlin, Frankfurt oder Remote

Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit: Social Media, Newsletter, Recherchen. Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Mitarbeit bei Veröffentlichungen, z. B. durch Recherche aktueller Trends, Studien, Gesetzgebungsvorhaben, die Erstellung von Grafiken und das Verfassen von Texten und Pressebeiträgen. Unterstützung bei Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten.

5. November 2025

Referent*in für Finanzen und Verwaltung

Rebalance Now
| Köln

Als Teil unseres kleinen Teams kümmern Sie sich um Finanzen und Verwaltungsaufgaben und bauen die Verwaltung von Rebalance Now mit auf. Zu Ihren Aufgaben gehören: Abwicklung der Finanz- und Lohnbuchhaltung (mit einem externem Buchhaltungsbüro, auf Lexware-Basis), Erstellung des Jahresabschlusses gemeinsam mit dem Vorstand, Mittelabrufe und Fördermittel-Abrechnungen, Mitgliederverwaltung und administrative Unterstützung des Fundraisings, Weiterentwicklung von Buchhaltung und Verwaltungsprozessen, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen sowie allgemeine administrative Tätigkeiten.

4. November 2025

Referent (m/w/d) der Vorständin Inland mit Schwerpunkt auf fachwissenschaftlichen Aufgabe...

Karl Kübel Stiftung für Kind und Familie
| Bensheim, Kreis Bergstraße, Hessen, Deutschland

Unterstützung der Vorständin Inland in ihren strategischen, fachlichen und operativen Aufgaben. Erschließung von neuen Projektthemen und Umsetzung innovativer wirksamer Vorhaben in den Handlungsfeldern der Stiftung. Fachwissenschaftliche Beratung der Projektverantwortlichen in den Inlandsprojekten. Unterstützung bei unseren Veranstaltungen und unseren Fachveröffentlichungen. Begleitung des Wirkungsmanagements. Aufbau eines Wissensmanagementsystems und einer Lernplattform. Erstellung von Materialien und Präsentationen in unterschiedlichen Formaten, die komplexe Themen verständlich machen. Mitwirkung beim Aufbau strategischer Partnerschaften und der Gremien- und Netzwerkarbeit.

4. November 2025

Referent (m/w/d) der Vorständin Inland mit Schwerpunkt auf administrativen Aufgaben

Karl Kübel Stiftung für Kind und Familie
| Bensheim, Kreis Bergstraße, Hessen, Deutschland

Unterstützung der Vorständin Inland in ihren strategischen und operativen Aufgaben. Budgetplanung, Controlling und Berichtswesen. Bearbeitung von rechtlichen Fragestellungen insbesondere in den Bereichen Fördermittelrecht, Verträge, Datenschutz und Compliance. Erstellen von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Reports. Operative Planung, Steuerung und Begleitung von Projekten insbesondere Beratung der Projektverantwortlichen bei der Beantragung, Verwaltung und Abrechnung von Fördermitteln. Entwicklung und Implementierung effizienter, auch digitalgestützter Prozesse. Schnittstellenmanagement intern und extern.

22. Oktober 2025

Aushilfe (w/m/d) Projektarbeit für Lateinamerika

Kindermissionswerk ,Die Sternsinger' e.V.
| Aachen

Sie unterstützen unsere Länderreferentinnen und Länderreferenten im Kontinentalteam Lateinamerika & Karibik sowie teamübergreifend auf Bereichsebene bei täglich anfallenden Arbeiten. Sie übernehmen die Vorprüfung von Projektanträgen, Abrechnungen und Berichten hinsichtlich Vollständigkeit und rechnerischer Richtigkeit. Sie führen Recherchen im Zusammenhang mit der Erstellung von Projektbeschreibungen und Länderpolicies durch. Sie unterstützen die Länderreferentinnen und Länderreferenten bei der digitalen und physischen Ablage von Dokumenten zu den von uns geförderten Projekten.

22. Oktober 2025

Mitarbeiter (w/m/d) Verwaltung / Büro / Empfang

Kindermissionswerk ,Die Sternsinger' e.V.
| Aachen

Sie unterstützen den Verwaltungsbereich bei der Bearbeitung aktuell anfallender Arbeitsaufgaben. Dies umfasst insbesondere administrative Bürotätigkeiten (Ablage, Post, Dateneingabe) in den Bereichen EDV, Bestellwesen und Buchhaltung sowie die Besetzung unseres Empfangs im Vertretungsfall (v.a. Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen). Bestellungen nehmen Sie schriftlich sowie telefonisch entgegen und erfassen und bearbeiten diese in unserer Datenbank. Sie entlasten die Buchhaltung bei der Erfassung und Bearbeitung von eingegangenen Spenden. Weiterhin helfen Sie unserem Hausmeister im Bedarfsfall (z.B. Auf-/Abbau von Veranstaltungen) und übernehmen Aufgaben im Lager / Archiv (Archivierung, Dokumentation).

13. Oktober 2025

Fundraiser:in (m/w/d)

Evangelische Gesellschaft Stuttgart e.V.
| Stuttgart

Spender:innenkommunikation (Mailing, Bedankung, Vorträge), Antragsabwicklung für Klient:innen-Hilfsaktionen, Koordination Bußgeldwerbung, Unternehmensfundraising, gelegentliche Mithilfe bei der Spendenverbuchung, je nach Fähigkeit Übernahme eigener Aufgabenfelder im Team. Der Bereich Kommunikation – Freunde und Förderer ist zuständig für die Spendenwerbung. Die teils langjährige Beziehung zu über 17.000 Spender:innen wird hier aufgebaut, gepflegt und deren Spenden gebucht. Wir sprechen Privatpersonen, Unternehmen und Stiftungen auf unterschiedlichsten Kanälen an.

7. November 2025

Stepstone

Sachbearbeitungen (m/w/d) „Einsatzplanung“

Bundesamt für Logistik und Mobilität
| Köln

Als Teil des Teams der Einsatzsteuerung gestalten Sie den bundesweiten Kontrollbetrieb des BALM aktiv mit von der strategischen Planung bis zur täglichen Steuerung. Sie planen und steuern die Einsätze der Kontrolldienste und der automatischen Kontrolleinrichtungen. Dazu erstellen Sie regionsbezogene Einsatzpläne mithilfe moderner Planungssoftware unter der Berücksichtigung von Abwesenheiten und der Koordination von Ressourcen in Abstimmung mit den Einsatzteams.

7. November 2025

Stepstone

Ausbildung zum Industriekaufmann zum 01.08.2026 (m/w/d)

ReFood GmbH & Co. KG
| Erftstadt

Vielfältige Ausbildung: Durchlaufe alle relevanten Unternehmensbereiche, z.B. Vertrieb, Faktura und Disposition. Prozesseinblicke: Lerne die Abläufe in Büro- und Geschäftsprozessen kennen. Praxisnah: Übernehme Verantwortung in spannenden Projekten. Persönliche Entwicklung: Entfalte dein Organisationstalent und deine kaufmännischen Fähigkeiten. Theorie und Praxis: Besuche das Karl-Schiller Berufskolleg Brühl für die theoretischen Grundlagen.

5. November 2025

Stepstone

Referent (m/w/d) der Vorständin Inland

Karl Kübel Stiftung für Kind und Familie
| Bensheim

Unterstützung der Vorständin Inland in ihren strategischen und operativen Aufgaben Budgetplanung, Controlling und Berichtswesen Bearbeitung von rechtlichen Fragestellungen insbesondere in den Bereichen Fördermittelrecht, Verträge, Datenschutz und Compliance Erstellen von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Reports Operative Planung, Steuerung und Begleitung von Projekten insbesondere Beratung der Projektverantwortlichen bei der Beantragung, Verwaltung und Abrechnung von Fördermitteln

3. November 2025

Stepstone

Pädagogische Leitung (m/w/d) für den Kindergarten

MONTESSORI Förderkreis Nürnberg e.V.
| Nürnberg

Sie führen ein Team von bis zu 16 Fach- und Ergänzungskräften. Für die pädagogische Weiterentwicklung des Kindergartens geben Sie Impulse nach den Grundsätzen der Pädagogik von Maria Montessori und integrieren diese in die tägliche Arbeit. Sie übernehmen die Personalführung und Personalentwicklung aller Mitarbeitenden des Kindergartens. Sie haben die Fach- und Dienstaufsicht für bis zu 16 Mitarbeitende. Sie fördern die Zusammenarbeit im Team und mit den Eltern.

3. November 2025

Stepstone

Sekretär:in / Assistent:in im Bereich Forschung und Gesellschaft NRW (w/m/d)

Projektträger Jülich (PtJ)
| Jülich

Sie verantworten die allgemeine Büroorganisation wie auch -koordination und unterstützen die Geschäftsfeldleitung sowie die Mitarbeiter:innen des Geschäftsfeldes. Sie organisieren Termine sowie Dienstreisen und bereiten Besprechungen und Veranstaltungen des Geschäftsfeldes vor. Darüber hinaus unterstützen Sie die Innovationsförderagentur NRW, unter anderem durch die Pflege von Datenbanken und Auswertungen.

23. Oktober 2025

Stepstone

Financial Controller (m/w/d)

Der Grüne Punkt Holding GmbH & Co. KG
| Köln

In deiner Rolle übernimmst du die Erstellung der Liquiditätsplanung und Cash-Aussteuerung verschiedener Unternehmensbereiche. Die Zusammenführung der kurz- und mittelfristigen Liquiditätsplanungen aller Einzelgesellschaften sowie Erstellung von regelmäßigen Hochrechnungen und Abweichungsanalysen gehören ebenso zu deinen Aufgaben. Das Monitoring aller Anforderungen aus den Finanzierungsverträgen inkl. der Kommunikation mit allen beteiligten Stakeholdern stellen kein Problem für dich dar. Du übernimmst die Steuerung und Controlling von Beteiligungen.

22. Oktober 2025

Stepstone

Kaufmännische/r Bürofachkraft (m/w/d)

Tafel Düsseldorf e.V.
| Düsseldorf

tägliche Pflege der Finanzbuchhaltung inhouse (Buchungsprogramm DATEV), Rechnungs- und Spendeneingangsbearbeitung, Erstellung von Zuwendungsbescheinigungen, AnsprechpartnerIn für ehrenamtliche HelferInnen, Ausgabestellen und KundInnen, Zentrale Ansprechperson für Antragsteller und soziale Einrichtungen, Beantragung und Abwicklung von Fördermitteln, sowie deren ordnungsgemäße Abrechnung, Administrative und kontinuierliche Pflege unserer CRM-Datenbank, Allgemeine Bürokoordination, Unterstützung der Einsatzplanung und Ehrenamtskoordination

17. Oktober 2025

Stepstone

Sachbearbeiter (m/w/d) im Rechnungswesen

Interzero Circular Solutions Germany GmbH
| Köln

Datenpflege: Sie pflegen Daten systematisch im Oracle-System. Belege-Erfassung: Sie prüfen und erfassen Lieferscheine im System und führen Mengenprüfungen durch. Rechnungsstellung: Sie erstellen fristgerecht Rechnungen an Kunden unter Berücksichtigung vertraglich vereinbarter, kundenspezifischer Vorgaben. Nachweise-Überwachung: Sie überwachen die fristgerechte Einreichung sämtlicher Entsorgungsnachweise. Dokumentenkontrolle: Sie prüfen Entsorgungsdokumente auf die Einhaltung kundenspezifischer Anforderungen.

15. Oktober 2025

Stepstone

Werkstudent im Einkauf (m/w/d)

Interzero Circular Solutions Germany GmbH
| Köln

Bereich: Du unterstützt im spannenden Bereich Waste Solutions und bringst frische Impulse ein. Datenaufnahme: Du holst Leistungsdaten ein und dokumentierst sie sorgfältig. Belegerfassung: Du bearbeitest Lieferscheine verantwortungsvoll. Datenabgleich: Du vergleichst verschiedene Datensätze zuverlässig. Datenpflege: Du pflegst Datensätze in Excel ordentlich oder gewissenhaft und effizient. Qualität: Du achtest auf Genauigkeit und hilfst, Prozesse kontinuierlich zu verbessern.