Office Management Jobs

Sie erledigen die Auftragsabwicklung der eingehenden Bestellungen und sorgen für eine hohe Lieferfähigkeit. Sie übernehmen die Bearbeitung von Bestell- und Lieferanfragen. Sie stehen als Ansprechpartner*in einem festgelegten Kundenstamm von Montag bis Samstag zur Verfügung und halten engen Kontakt mit den Bereichen Warenmanagement, Lager und Fuhrpark. Überdies zählen die Pflege der Kundenstammdaten sowie weitere allgemeine administrative Aufgaben zu Ihrem Bereich.

Prozesssteuerung: Sie übernehmen die zentrale Organisation und strukturierte Bearbeitung von Angeboten (Proposals) im internationalen Kontext – von der Ausschreibung bis zur Abgabe. Koordination: Sie steuern die Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und externen Projektpartnern, prüfen die Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte (z. B. Referenzen, CVs) und sorgen für einen reibungslosen Abgabeprozess. Qualitätssicherung: Sie entwickeln und optimieren die Struktur der Angebote, koordinieren die Erstellung ansprechender Grafiken (in Zusammenarbeit mit Ingenieuren/Grafikern) und übernehmen die sprachliche sowie inhaltliche Endkontrolle der Angebote. Terminmanagement: Sie managen Deadlines aktiv und stellen sicher, dass Angebote termingerecht und qualitativ hochwertig abgegeben werden.

Erarbeitung und Koordination von Sachthemen sowie Kontrolle der auftragsgemäßen Bearbeitung. Erstellung von Ergebnisbetrachtungen und Investitionskalkulationen, inkl. CAPEX-Erstellung, BBR-Unterlagen und Unterstützung der Ergebnisplanung in Abstimmung mit der Geschäftsleitung. Unterstützung bei behördlicher Projektkorrespondenz, einschließlich Daten- und Gutachtenübermittlung für laufende Verfahren. Planung und Umsetzung von Projekten, z. B. Standortumzüge, Inbetriebnahmen und Einführung neuer Prozesse. Unterstützung in Disposition, Vertrieb und Verwaltung, inkl. Kundenservice, Auftragsrückmeldung, Vertretung und Auditvorbereitung.