Finanzen

Sie unterstützen den Verwaltungsbereich bei der Bearbeitung aktuell anfallender Arbeitsaufgaben. Dies umfasst insbesondere administrative Bürotätigkeiten (Ablage, Post, Dateneingabe) in den Bereichen EDV, Bestellwesen und Buchhaltung sowie die Besetzung unseres Empfangs im Vertretungsfall (v.a. Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen). Bestellungen nehmen Sie schriftlich sowie telefonisch entgegen und erfassen und bearbeiten diese in unserer Datenbank. Sie entlasten die Buchhaltung bei der Erfassung und Bearbeitung von eingegangenen Spenden. Weiterhin helfen Sie unserem Hausmeister im Bedarfsfall (z.B. Auf-/Abbau von Veranstaltungen) und übernehmen Aufgaben im Lager / Archiv (Archivierung, Dokumentation).

Als Koordinator*in bist du – gemeinsam mit deiner Kollegin – das organisatorische Herz unseres Verbands: Planung und Organisation von Veranstaltungen, Terminen und Projekten, Ansprechpartner*in für Mitglieder und ihre Anliegen, Unterstützung des Vorstands bei Personal- und Finanzthemen, Entwicklung neuer Ideen für die Weiterentwicklung des Verbands.

Sie steuern die gesamte Finanzbuchhaltung, inklusive Liquiditätsplanung, Budgetierung und Jahresabschlüssen – unterstützt durch unsere Verwaltungsmitarbeiterin sowie ein externes Steuerbüro. Dabei behalten Sie den Überblick über alle Zahlen und sorgen für eine strategische Ausrichtung unserer finanziellen Ressourcen. Sie sind federführend bei der Ansprache und Pflege von Förderstiftungen und verantworten die ordnungsgemäße Abwicklung sowie das Controlling von Förderprojekten – inklusive Mittelverwendungsnachweisen und der Einhaltung gemeinnützigkeits- und vergaberechtlicher Vorgaben. Sie entwickeln inhaltlich und politisch-strategisch überzeugende Förderkonzepte und Anträge, um neue Mittel zu gewinnen, und vertreten den Thinktank professionell gegenüber Geldgeber*innen und Förderinstitutionen.

Verantwortung für den öffentlichen Auftritt und die Kommunikation des GLS-Treuhand e.V. als gemeinnützigen Akteur in der Zivilgesellschaft. Repräsentation der Organisation in gesellschaftlichen Debatten sowie gegenüber Mitgliedern, Stiftern, Partnern, Medien und Öffentlichkeit. Entwicklung und Umsetzung einer glaubwürdigen Kommunikationsstrategie gemeinsam mit dem Kommunikationsteam. Gestaltung von Redebeiträgen, Publikationen und öffentlichen Auftritten – mit Überzeugung, Fachlichkeit und innerer Haltung. Regelmäßige Besuche von Projekten, Mitgliedern und Initiativen vor Ort, um Wirksamkeit erfahrbar zu machen.

Nach einer Übergangszeit mit einem weiteren Mitglied des Vorstandes, bilden Sie gemeinsam mit dem Vorstandsmitglied Kommunikation die Doppelspitze des GLS Treuhand e.V. und tragen im Sinne der Satzung die gemeinschaftliche Verantwortung und Vertretung des Vereins. Ihre Aufgaben umfassen Weiterentwicklung einer kooperativen Führungs- und Unternehmenskultur, Aufbau und Pflege wirksamer Führungsstrukturen in enger Abstimmung mit den Bereichsleitungen, Prüfung und Verbesserung der Effizienz und Wirksamkeit der Organisation sowie Übersetzung strategischer Zielsetzungen in Prozesse, Strukturen und Prioritäten. Zudem tragen Sie Verantwortung für Etablierung, Struktur und Moderation des künftigen Führungsgremiums.

Verantwortung für die Verwaltung und Abrechnung von Förderprojekten, Projektcontrolling, Budgetüberwachung und Personalkostenkalkulation, Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen Finanzübersichten, Pflege von Projektakten und -datenbanken (z. B. Eureka), Sicherstellung der Einhaltung von Förder- und Vergaberichtlinien, Kommunikation mit Fördermittelgebern und Begleitung von Prüfprozessen.

Als Teil des Fundraising-Teams hilfst Du in Zusammenarbeit mit Kolleg*innen aus den unterschiedlichsten Teams dabei, für unsere wichtigen Aufgaben die finanzielle Basis zu schaffen. In dieser mit speziellem Fokus ausgerichteten Rolle als Fundraising-Manager*in betreust Du hauptsächlich Großspender*innen und kümmerst Dich um die Weiterentwicklung des Großspendenfundraisings. Du entwickelst die Fundraising-Strategie, baust gute und vertrauensvolle Beziehungen zu (potenziellen) Großspender*innen auf und pflegst diese. Du identifizierst geeignete Projekte und erstellst zielgruppenspezifische Kommunikationsprodukte.

Sie arbeiten der Projektkoordination in NRW zu und sorgen für reibungslose Abläufe in der Projektorganisation, Kommunikation und Dokumentation. Insbesondere: Administrative Projektunterstützung: Termin- und Ressourcenplanung, Fristenmanagement, Protokollführung, Reiseorganisation. Kommunikation & Koordination mit Startchancenschulen, Journalist:innen und Partnerinstitutionen. Organisation von Veranstaltungen und Schulbesuchen. Pflege von Projektunterlagen und Daten. Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit: Zuarbeit für Website, Newsletter, Social-Media-Beiträge, Erstellung einfacher Präsentationen und Vorlagen. Mitarbeit bei der Materialentwicklung. Schnittstelle zur Bundesgeschäftsstelle: Zusammenstellung von Statusberichten und Reportings.

Unterstützung im Projektmanagement zur erfolgreichen Umsetzung der Allianz für Lebensmittelrettung. Zuarbeit bei der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von digitalen Terminen und Präsenz-Veranstaltungen. Mitarbeit an Kommunikationsmaßnahmen für Projekt-Stakeholder:innen, einschließlich Erstellung von Präsentationen und Informationsunterlagen. Mitwirkung in der operativen Großspendenverteilung an der Schnittstelle von Spender:innen, Tafel-Landesverbänden und Logistik-Dienstleister:innen. Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Datenpflege, Rechnungsverwaltung und Erstellung von Reportings. Unterstützung bei Kommunikations- und Rechercheaufgaben zur Umsetzung der Lebensmittelrettungs- und Logistikstrategie von Tafel Deutschland.

Im Rahmen dieser interessanten und herausfordernden Tätigkeit werden Sie die Organisation und Durchführung der Finanzbuchhaltung verantworten, den ordnungsgemäßen Zahlungsverkehr sicherstellen und überwachen, regelmäßige Finanz- und Liquiditätspläne erstellen und ggfs. weiterentwickeln, Risikoanalysen erstellen und fortschreiben, Wertpapieranlagen koordinieren und die Immobilienverwaltung beaufsichtigen, jährliche Haushaltspläne sowie das Personal- und weitere Einzelbudgets erstellen und überwachen, die Jahresabschlüsse der Rechtsträger von KOLPING INTERNATIONAL koordinieren und die Wirtschaftsprüfer bei den Prüfungshandlungen begleiten. Sie stellen die ordnungsgemäße Abwicklung der steuerlichen Belange des Vereins sicher.

Spender:innenkommunikation (Mailing, Bedankung, Vorträge), Antragsabwicklung für Klient:innen-Hilfsaktionen, Koordination Bußgeldwerbung, Unternehmensfundraising, gelegentliche Mithilfe bei der Spendenverbuchung, je nach Fähigkeit Übernahme eigener Aufgabenfelder im Team. Der Bereich Kommunikation – Freunde und Förderer ist zuständig für die Spendenwerbung. Die teils langjährige Beziehung zu über 17.000 Spender:innen wird hier aufgebaut, gepflegt und deren Spenden gebucht. Wir sprechen Privatpersonen, Unternehmen und Stiftungen auf unterschiedlichsten Kanälen an.

Bearbeitung individueller Tierhalter*innen-Anfragen per E-Mail, Brief und Chat. Inbound-Telefonie (Adressänderungen, Vermisst- und Fundmeldungen, Beratung). Outbound-Telefonie (Datenabgleiche, Kommunikation mit Tierheimen, Tierarztpraxen, Behörden, Halter*innen und Finder*innen). Systematische Datenerfassung und -pflege von Tier- und Halter*innen-Datensätzen. Internet-Recherche. Präsentation auf Publikums- und Fachmessen sowie auf anderen Veranstaltungen, ca. 6 Wochenenden pro Jahr. Allgemeine organisatorische Aufgaben. Übernahme von Sonderprojekten.

Unterstützung des Teams bei der Beantwortung von Standardanfragen und individuellen Anliegen von Spendern und Interessenten per Telefon und E-Mail. Regelmäßiges Erfassen von neuen Kontakt- und Spendendaten in unserer Datenbank. Versenden von Dankbriefen und Informationsmaterial. Datenpflege und Sicherung der Datenqualität. Erstellung von Auswertungen (u.a. Excel). Organisatorische und administrative Unterstützung im laufenden Tagesgeschäft.

Als kaufmännische Geschäftsführung übernehmen Sie Verantwortung für die Führung eines wachsenden gemeinnützigen Dachverbands mit 31 Mitgliedsunternehmen und über 70 sozial- und gemeinwohlorientierten Secondhand Kaufhäusern. Sie bringen kaufmännische Praxiskenntnisse mit und arbeiten sich in Förderanträge, Projektabwicklung und Prozessabläufe der Wiederverwendung ein. Dieser sinnstiftende Aufgabenbereich bietet erhebliche Gestaltungsmöglichkeiten und die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Vorstand und engagierten Team.

Als Teamlead Fundraising & Engagement sorgst du zum einen für die Weiterentwicklung, Professionalisierung und Skalierung des Fundraisings – mit besonderem Fokus auf die Diversifizierung der Einnahmequellen und den Aufbau nachhaltiger Beziehungen zu Förder:innen, Großspender:innen und potenziellen Testamentsspender:innen. Zum anderen verantwortest du die Verzahnung von Fundraising und Mobilisierung, indem beide Bereiche gleichwertig in Strategie und Umsetzung einbezogen werden. Du verantwortest maßgeblich die Finanzierungs- und Mobilisierungsziele der Stiftung. Du führst das Team Engagement & Fundraising und entwickelst es fachlich wie organisatorisch weiter. Du entwickelst die Fundraising-Strategie, diversifizierst Einnahmequellen und baust neue Portfolios auf.