Wer sich auf das Abenteuer einlässt, ein eigenes Business zu gründen, steht plötzlich vor der großen Herausforderung, sich um alle Bereiche eines Unternehmens selbst kümmern zu müssen - angefangen bei der Buchhaltung, über den Aufbau einer öffentlichen Präsenz und Kundenakquise bis hin zur Einhaltung von rechtlichen Vorschriften. Es ist völlig normal und menschlich, wenn du zu Beginn von einigen Bereichen so gar keine Ahnung hast - schließlich ist noch kein*e Entrepreneur*in vom Himmel gefallen!
Eine wichtige Frage, die man sich als Gründer*in stellen sollte ist, für welche Aufgabenbereiche innerhalb des Teams bereits Kompetenzen (oder zumindest Interesse) vorhanden sind und an welchen Stellen es Sinn macht, Prozesse an externe Dienstleister*innen auszulagern. Einerseits ist dies zwar mit Kosten verbunden, andererseits hat dies den Vorteil, dass du dich auf die eigentliche Entwicklung deines Produktes bzw. auf das konzentrieren kannst, worin du gut bist und was dir Spaß macht.
Des Weiteren ist es bei allen Dingen, die du dann anpackst, äußerst vorteilhaft, deine Zeit so effizient wie möglich zu nutzen. Für viele Aufgaben gibt es da draußen praktische, digitale Helferlein, mit denen sich z.B. Prozesse automatisieren lassen oder die dich Schritt für Schritt unterstützen, wenn du auf dem Gebiet noch keine umfangreichen Vorkenntnisse besitzt. So lässt sich unter Umständen eine Menge Geld sparen, da du somit z.B. deine Website selbst bauen kannst, statt eine*n Profi beauftragen zu müssen.
Hier stellen wir dir 12 praktische Online-Tools und Anbieter vor, mit deren Hilfe du auch komplexe Aufgaben ganz easy bewerkstelligst oder an die du zeitaufwendige, lästige Aufgaben auslagern kannst. Viele dieser Tools können in ihrer Basisversion sogar kostenfrei genutzt werden. Also, worauf wartest du?
Einen überzeugenden Business-Plan erstellen: Gründerplattform
Besonders für Gründer*innen ohne betriebswirtschaftlichen Hintergrund kann die Erstellung eines professionellen Business-Plans am Anfang erst einmal ziemlich herausfordernd wirken, gibt es doch zahlreiche Dinge zu beachten: Marktanalyse, Break-Even-Point, Unique Selling Point etc. etc. - ganz schön umfangreich! Hier kann dir die Gründerplattform helfen, den Durchblick zu bekommen. Mit Hilfe eines Baukastensystems führt das Tool Schritt für Schritt durch alle Punkte des Business-Plans und liefert bei Bedarf verständliche Erläuterungen und Tipps. Zusätzlich wird der Inhalt spezifisch an das eigene Geschäftsmodell bzw. die Branche angepasst
Auch für die Ausarbeitung der Geschäftsidee, die Wahl der passenden Rechtsform sowie für die Suche nach Fördermitteln ist die Plattform eine zuverlässige Informationsquelle.
Die Nutzung der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und der KfW-Bank geförderten Plattform ist völlig kostenlos.
Alternativ zum klassischen Business-Modell gibt es den aus dem Silicon Valley stammende Ansatz des Lean Startups. Hierbei werden alle Prozesse der Unternehmensgründung so »schlank« wie nur möglich gehalten. Der Fokus liegt nicht auf einer detaillierten Vorab-Planung, sondern vielmehr auf Learning-by-doing und einem möglichst frühen Markteintritt. Wem das zusagt, sei das Buch »Lean Startup« von Eric Ries empfohlen.
Eine eigene Website bauen: WordPress
Eine professionelle Online-Präsenz ist eine zentrales Instrument der Öffentlichkeitsarbeit, denn hier werden sich die allermeisten deiner potenziellen Kund*innen zuerst über dein Angebot informieren. Außerdem stellt die Website eine wichtige Kommunikationsschnittstelle zwischen deinem Unternehmen und Kund*innen dar. Je digitaler das Geschäftsmodell, desto mehr Aufwand sollte in die Gestaltung der Website investiert werden (z.B. Online-Shops, Online-Plattformen etc.), da hier Website und Produkt stärker miteinander verschmelzen. Eine gute Website ist übersichtlich, intuitiv bedienbar, benutzerfreundlich (auch auf mobilen Endgeräten), informativ und erfüllt darüber hinaus auch ästhetische Kriterien.
Die Beauftragung einer*eines professionellen Webentwickler*in liefert in der Regel ein gutes Ergebnis, ist aber teuer. Sehr teuer. Wenn man nicht das Glück hat, einen Menschen mit entsprechenden IT-Skills im Gründerteam oder Freundeskreis zu haben, gibt es allerdings auch Tools, die es dir ermöglichen, eine ansehnliche Website zu bauen, ohne vorher eine Programmiersprache lernen zu müssen. Zum Beispiel WordPress: Mit diesem einfachen Content Management-System (CMS) kannst du dir mit Hilfe von fertigen Vorlagen die passenden Bausteine, z.B. für Homepage, Blog, Online-Shop oder Event-Website, zusammenbasteln. Darüber hinaus lassen sich auch externe Inhalte, wie u.a. YouTube‑Videos oder Google Maps, leicht einbetten. Die einfachste Version ist kostenlos nutzbar. Zudem gibt es je nach Bedarf erweiterte Pakete, die sich im Bereich zwischen 8 und 45 Euro monatlich bewegen.
Alternativen: unbounce (für Landing Pages), Privy (für Popups), Shopify oder Weebly (für Online-Shops)
Rechtstexte verfassen: Trusted Shops
AGB, Datenschutzerklärung, Impressum: Für die meisten Gründer*innen wohl eine eher lästige Angelegenheit. Hinzu kommt, dass sich die Rechtslage fast schon jährlich ändert, was die Sache nur noch komplizierter und aufwändiger macht. Doch auch wenn es gefühlt so viele spannendere Aufgaben gibt, als sich mit der Formulierung von Klauseln in schönstem Juristendeutsch herumzuschlagen, solltest du dies nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn eine Abmahnung kann im schlimmsten Falle deinem Business ein jähes Ende setzen.
Rechtstexte kannst du entweder teuer von einem Anwalt erstellen lassen oder aber einen kostenlosen Rechtstexte-Generator wie Trusted Shops verwenden. Das Tool führt dich durch einen Fragenkatalog und generiert anhand deiner Antworten einen passenden Rechtstext, der den aktuellsten Anforderungen entspricht und den du direkt in deine Website einbauen kannst. Um auf Nummer sicher zu gehen, empfiehlt es sich auf jeden Fall, diesen noch einmal von einer Anwältin oder einem Anwalt prüfen zu lassen - mit dieser “Vorarbeit” kommst du im Vergleich aber immerhin deutlich günstiger weg. Auch Trusted Shops selbst bietet Abmahnschutzpakete (je nach Paket ca. 25 bis 150 Euro monatlich) an, die neben einer Haftungsübernahme auch zusätzliche Checks und Beratung beinhalten.
Alternativen: eRecht24
Dein persönlicher virtueller Assistent: Strandschicht
Der virtuelle Assistent der Agentur Strandschicht nimmt dir kleinteilige, zeitaufwendige oder automatisierbare Aufgaben und Prozesse ab. So musst du nicht alles selbst erledigen oder dir immer neue Kenntnisse aneignen und kannst dich so besser auf dein eigentliches Business bzw. deine Kernkompetenzen konzentrieren. An Strandschicht abgeben kannst du zum Beispiel einfache Datenbankaufträge, Recherchearbeiten, Dienstreise- und Terminplanung, Übersetzungen oder auch komplexere Aufgaben wie Webdesign, Buchhaltung, Online Marketing oder die Beantwortung von Kundenanfragen. Die Stundensätze richten sich nach den gebuchten monatlichen Stunden (mind. 3 Stunden/Monat).
Alternativen: content.de oder textbroker (für Content-Outsourcing), ebuero (Büro- und Telefonservice), BuchhaltungsButler (Online-Buchhaltung)
Erfolgreiches Online-Marketing: Mailchimp
Mailchimp ist DAS Tool, wenn es um digitale Kundenkommunikation geht. Die All-in-One-Marketing-Plattform stellt zahlreiche Bausteine und Vorlagen zur Verfügung, um etwa professionell gestaltete E-Mails (z.B. automatische Bestätigungsmails oder Newsletter) an eine große Anzahl von Empfänger*innen gleichzeitig zu verschicken oder Landing Pages, Anmeldeformulare und Popups für Newsletter zu erstellen sowie deine Social Media-Posts zu managen. Darüber hinaus bietet Mailchimp zahlreiche Funktionen, um den Erfolg deiner Marketing-Kampagnen zu analysieren und zudem umfangreiche Customer Relationship Management-Features (z.B. verschiedene Kundenzielgruppen bilden und personalisierte E-Mails automatisiert verschicken sowie Kundenprofile analysieren). Die Basisversion (für bis zu 2.000 Empfänger*innen) ist kostenlos, die erweiterten Pakete kosten zwischen 10 und 300 US$ monatlich. Auch wir bei NachhaltigeJobs verschicken unseren wöchentlichen Newsletter per Mailchimp an mittlerweile über 18.000 Abonnent*innen.
Alternativen: CleverReach oder TinyLetter (die schlanke Version von Mailchimp)
Kreative Prozesse und Product Devolpment organisieren: Milanote
Ob virtuelles Brainstorming, Mindmap, Storyboard oder Customer Journey - kreative Prozesse lassen sich mittels Milanote aüßerst anschaulich organisieren und mit dem Team teilen. Das virtuelle Board kann z.B. als flexible Drag-and-Drop-Pinnwand gestaltet werden, auf der Bilder, Mockups oder Links gepostet werden und die von Teammitglieder kommentiert werden können. Klassiche ToDo-Listen dürfen natürlich auch nicht fehlen. Genau das richtige Tool für z.B. Grafik-Designer*innen, UX-Designer*innen oder auch Gestalter*innen von Marketing-Kampagnen. Die Basisversion ist kostenfrei, die professionelle Variante mit unbegrenztem Datei-Upload ist ab rund 10 US$ monatlich zu haben.
Event-Anmeldungen easy verwalten: Eventbrite
Eventbrite ist besonders für Startups interessant, die Kongresse, Workshops, Infoveranstaltungen oder sonstige Events organisieren. Über dieses Tool können sich die Besucher*innen zu deiner Veranstaltung anmelden, die Bezahlung und Bestätigung bzw. der Versand der Tickets kann ebenfalls gleich automatisch mit abgewickelt werden. Dieser Ticketshop kann auch auf deiner Website und Facebook eingebettet werden. Für kostenlose Events ist auch die Nutzung von Eventbrite (sogar der Profi-Pakete) kostenlos, bei kostenpflichtigen Events zahlst du eine Gebühr (5,5 % des Ticketpreises). Wärmstens empfohlen besonders bei großen Events - oder hast du etwa vor, für jede einzelne Anmeldung eine Bestätigung per Hand abzutippen?!
Alternativen: Paperform
Teamkommunikation und To-Do-Organisation: Basecamp
Wann war nochmal die Deadline?! Wer hatte mich nochmal gebeten, diese Aufgabe zu erledigen? Auf was hatten wir uns letztens nochmal geeinigt?! Wer kennt es nicht: Bei der täglichen Flut von E-Mails gehen wichtige Informationen schnell unter. Bei einer Unternehmensgründung kommen ein Haufen verschiedener Aufgaben auf dich zu, die auch noch sinnvoll im Team verteilt und koordiniert werden müssen. Mit einem Projektmanagement-Tool wie Basecamp kannst du ein To-Do-Chaos vermeiden. Hier können verschiedene Teilprojekte oder -aufgaben (z.B. Kundenakquise, Produktentwicklung, Websitegestaltung etc.) übersichtlich angelegt, einzelne To-dos aufgelistet und verschiedenen Teammitgliedern zugeordnet werden. Darüber hinaus funktioniert Basecamp auch wie eine Art Gruppenchat, über den sich das Team absprechen und auch Dokumente teilen kann. Über die »Schedule«-Funktion können wichtige Deadlines mit Online-Kalendern verknüpft werden. Und weil so das ganze Team stets auf dem gleichen Informationsstand ist, kann man bei den persönlichen Meeting viel Zeit sparen und über wirklich wichtige Dinge reden (oder einfach mal ein wohlverdientes Bier zusammen trinken). Übrigens: Auch unser Team von NachhaltigeJobs nutzt Basecamp für die interne Kommunikation.
Alternativen: Airtable, Slack, Trello
Für den optimalen Testlauf: Go—PopUp
Für dein Business-Modell benötigst du eine Gewerbefläche? Die sind gar nicht mal so einfach zu finden und die Anmietung & Einrichtung ist mit viel bürokratischen Aufwand und einem nicht unerheblichen finanziellen Risiko verbunden. Mit einem Popup-Store mietest du z.B. eine Ladenfläche bewusst nur für eine sehr begrenzte Zeit an (manchmal sogar nur für einen Tag, wodurch das Ganze einen Eventcharakter bekommt). Der Vorteil: So kannst du deine Produkte oder bestimmte Standorte direkt beim Publikum testen, wertvolle Erfahrungen sammeln, ohne dich sofort langfristig an einen Mietvertrag binden zu müssen.
Dieses Konzept ist besonders - aber nicht nur - für Geschäftsmodelle im Bereich Einzelhandel oder Gastronomie interessant: Über Go—Popup können neben Ladenflächen, Restaurants, Flächen in Einkaufszentren, Bars, Hotels oder Kochschulen darüber hinaus auch z.B. Tanzstudios, Ateliers, Beautyshops, Coworking Spaces, Fotostudios oder sogar leere Fabriken angemietet werden.
Briefpost von überall aus lesen: Dropscan
Das Prinzip von Dropscan ist so simpel wie smart: Man erhält eine individuelle Postadresse, an die die tägliche Briefpost geschickt wird. Dropscan übernimmt dann das Einscannen der Briefe und stellt diese dem*der Empfänger*in als durchsuchbare pdf-Dateien in einer Cloud zur Verfügung. Ideal für alle Selbstständigen, die viel unterwegs sind und/oder kein festes Büro haben. Über diesen Scanservice können nicht nur Briefe, sondern auch Aktenordner und andere Papierdokumente digitalisiert werden. Auch die automatische Verknüpfung mit bereits bestehenden persönlichen Accounts oder Anwendungen (z.B. Dropbox, Google Drive, Buchhaltungssoftware…) ist möglich. Es stehen je nach Bedarf verschiedene Tarife zwischen 10 und 200 Euro/Monat zur Verfügung.
Alternativen: Auch die Deutsche Post bietet mit dem POSTSCAN einen ähnlichen Service an.
Bei der Google-Suche ganz oben stehen: marketgoo
Keine Angst vor der Beschäftigung mit dem Thema Suchmaschinenoptimierung (kurz: SEO)! Denn um das Interesse von potenziellen Kund*innen zu gewinnen, muss die eigene Website auch bei den Suchmaschinen gut auffindbar sein, d.h. in der Liste der Suchergebnisse möglichst weit oben platziert sein. Oder hast du schon einmal ein Produkt bestellt oder ein Restaurant besucht, das erst auf Seite 20 der Suchergebnisse auftaucht (falls du dir überhaupt die Mühe gemacht hast, dich bis Seite 20 durchzukämpfen)? Na also. Und SEO ist gar nicht so kompliziert, wie es zunächst klingt.
Das SEO-Tool marketgoo ist speziell auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen und SEO-Anfänger*innen zugeschnitten und ermöglicht dir einen einfachen Einstieg in das Thema, da es dich Schritt für Schritt durch die Funktionen führt. In deinem Account kannst du verfolgen, wie sich die Performance deiner Website entwickelt und erhältst automatisch Vorschläge für Optimierungen. Die Basisversion ist kostenlos nutzbar und das erweiterte Paket für rund 30 US$ im Monat zu haben.
Alternativen: Ryte, seobility (für OnPage-Optimierung)
Virale Social Media Posts erstellen: Canva
Besonders in den Feeds von Facebook, Twitter, Instagramm & Co ist die Informationsüberflutung besonders groß und umso wichtiger ist es, dass die eigenen Posts so gestaltet sind, dass sie Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Das funktioniert am besten mit catchy Bildern, Grafiken und Animationen (der Mensch ist nunmal einfach gestrickt). Aber natürlich möchte man nicht jeden Post mit einem Grafikdesign-Programm in mühsamer Handarbeit neu gestalten. Hier kommt Canva ins Spiel: Dieses Tool bietet eine riesige Auswahl an fertigen, optisch überaus ansprechenden Vorlagen, die in Sekundenschnelle angepasst werden können - auch ganz ohne Design-Skills.
Neben passenden Formaten für die einzelnen Social Media-Kanäle (z.B. Facebook-Post oder -Titelbild, Insta-Story uvm.) kannst mit Canva auch für die Gestaltung von Logos, Poster, Flyer und Präsentationen nutzen.
Die Erstellung eines Accounts und viele der Templates sind kostenlos. Mit den professionellen Accounts »Pro« (ca. 12 EUR/Monat für bis zu 5 Teammitglieder) und »Enterprise« (27 EUR/Monat pro Person) erhält man Zugriff auf eine größere Anzahl an Templates bzw. zu weiteren Optionen für die Gestaltung mehrerer Brand Identities sowie zusätzlichen Team- und Workflow-Features.
Alternativen: Crello, Pablo by Buffer
Wir wünschen dir viel Erfolg beim Aufbau deines Business!
