Finanzen

Du übernimmst die betriebswirtschaftliche Gesamtverantwortung für UPJ – inklusive Budget- und Liquiditätsplanung, Buchhaltung, Controlling und Jahresabschlüssen. Du unterstützt die Projekt- und Programmverantwortliche bei Angeboten und Förderanträgen und stellst sicher, dass Fördermittel korrekt abgerechnet werden. Du steuerst und entwickelst unsere Finanz- und Verwaltungsprozesse weiter und optimierst betriebliche Abläufe. Du kümmerst dich um die Steuerung und Weiterentwicklung administrativer HR-Prozesse. Du verantwortest unsere Büro- und IT-Infrastruktur, IT-Sicherheit und Datenschutz und treibst die Digitalisierung unserer Arbeitsprozesse konsequent voran.

Strategische und operative Leitung der DSEE in Zusammenarbeit mit dem gleichberechtigten Co-Vorstand mit folgenden Aufgaben: Entwicklung und Umsetzung des Arbeitsprogramms der DSEE. Verantwortung insbesondere für die Themenbereiche Innovation und Digitalisierung in den Arbeitsabläufen der Stiftung und den Programmen und Angeboten zur Förderung des Ehrenamts. Führung eines interdisziplinären Teams mit rund 75 Mitarbeitenden. Entscheidung über die Vergabe von Fördermitteln. Überwachung der zweckentsprechenden und wirtschaftlichen Verwendung der Stiftungsmittel einschließlich der Fördermittel. Vertretung der DSEE gerichtlich und außergerichtlich.

Mit dieser Position übernehmen Sie eine Führungsaufgabe, die Sie gemeinsam mit Ihren drei Kolleginnen in der Geschäftsleitung sowie im engen Austausch mit dem ehrenamtlichen Vorstand und im Rahmen des laufenden Transformationsprozesses einer komplexen Organisation ausgestalten. Vor dem Hintergrund einer sich rasant verändernden politischen Gesamtlage stärken Sie den öffentlichen Auftritt und die Kampagnenarbeit gemeinsam mit dem erweiterten Leitungsteam (Teamleitungsebene) und tragen mit Ihren zwei Teams (jeweils knapp 20 Personen) dazu bei, die Organisation auf wirkungsvolle und diskriminierungskritische Kampagnenarbeit auszurichten. Sie treffen als politisch denkender Kopf Entscheidungen in einem vielstimmigen internen Umfeld und sorgen für klare Prioritäten und hohe Qualität – immer mit dem Ziel, durch Kommunikation und zugespitzte Kampagnen Aufmerksamkeit und politische Veränderung zu bewirken und das im Kontext organisatorischer Transformation.

Pflege und Ausbau der Beziehungen zu unseren Förderer*innen, sowie Stiftungen und Großspender*innen. Gezielte Ansprache und Gewinnung neuer Förderpotenziale im Bereich Stiftungen und Großspenden. Mitwirkung bei der Entwicklung von Strategien zur langfristigen Bindung und Weiterentwicklung von Förderbeziehungen. Organisation und Umsetzung exklusiver Förderformate. Erstellung zielgruppenspezifischer Kommunikationsmaterialien, z.B. Projekt- und Programmexposees in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.

Im Bereich Unterstützung der Abteilungsleitung Human Resources: Terminkoordination und Vor- und Nachbereitung von Meetings, Assistenz der Personalleitung im Tagesgeschäft. Im Bereich Fort- und Weiterbildung: Teilnehmenden- und Fortbildungs-Management, Verwaltung des E-Mail-Postfachs Weiterbildung, Dokumentation aller Fortbildungen. Übernahme von Recherchen und Erstellen von Präsentationen, Vorlagen und Auswertungen. Unterstützung bei der Gestaltung aller Handlungsfelder der Personalentwicklung und bei der Weiterentwicklung von Maßnahmen und Instrumenten. Unterstützung bei der Erarbeitung von Trainingsangeboten. Mitgestaltung bei der Entwicklung und Einführung von innovativen Lernformen, insbesondere von digitalen Formaten.

Als stellvertretende Projektleitung übernehmen Sie zeitweise die Verantwortung für: das operative Aufsetzen neuer Projekte sowie die Steuerung des Projekts, das Berichtswesen und die Einhaltung der Geberrichtlinien, die Partnerpflege und den Auf- und Ausbau von relevanten Netzwerken im Rahmen des Projekts, die Budgetverwaltung und das Monitoring des Projektbudgets in Zusammenarbeit mit dem Finanzteam, die fachliche und disziplinarische Führung von Mitarbeiter*innen des Projekts sowie Zusammenarbeit mit externen Mitarbeiter*innen, das Wissensmanagement sowie die projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit.

Sie leiten die Verwaltungsprozesse der Abteilung, leiten ein vierköpfiges Verwaltungsteam, steuern die administrative Umsetzung drei parallellaufender Projekte und sind verantwortlich für das Controlling. In enger Abstimmung mit der Verwaltungsleitung der Deutschen UNESCO-Kommission überwachen Sie den Mittelabfluss. In enger Abstimmung mit der Abteilung „Zentrale Dienste" koordinieren und steuern Sie die Personalprozesse der Abteilung, entwerfen Konzepte für die Personalentwicklung und begleiten das Recruiting der Abteilung, die einen besonderen Fokus auf Diversität setzt.

Fokus Ihrer Tätigkeit ist das Fallmanagement bei Korruptionsverdachts- und Compliancefällen mit dem Ziel der rechtssicheren Klärung. Von der Bewertung eines Verdachtsfalls über die Erarbeitung von Handlungsempfehlungen für den Vorstand bis zu deren Umsetzung übernehmen Sie in Abstimmung mit der Bereichsleitung die Steuerung des Fallmanagements. Dabei stehen Sie in engem, kommunikativem Austausch mit dem Vorstand, Kolleginnen und Kollegen des Bereiches Ausland und der Spenderkommunikation sowie mit Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vor Ort.

Die beste Stelle, die die Tätigkeit des Jobs beschreibt, findet sich im Abschnitt "Ihre Aufgaben im Überblick". Hier ist ein zusammenhängender Text mit 80 Wörtern daraus: Sie entwickeln und implementieren gemeinsam mit dem Vorstand eine langfristige Vereinsstrategie um Nachrichten- und Informationskompetenz nachhaltig im deutschen Bildungssystem zu verankern. Sie leiten und entwickeln das Team, bestehend aus 5 Mitarbeitenden, Honorarkräften, Werkstudierenden und mobilen Koordinationsstellen und verteilen Aufgaben klar und effizient. Sie entwickeln das Vereinsnetzwerk weiter, gewinnen neue Mitglieder und Partner:innen und sichern die langfristige Finanzierung. Außerdem verantworten Sie das gesamte Finanzmanagement und vertreten JmS öffentlich auf relevanten Veranstaltungen und in den Medien.

Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit sind die Prüfung und Bearbeitung von Projektanträgen aus dem südasiatischen Raum (Schwerpunkt Indien). Dazu klären Sie im Dialog mit den Partnern Rückfragen zum Antrag und stimmen eingereichte Kosten- und Finanzierungspläne ab. Sie erarbeiten die Vorlage für die Entscheidungsgremien und kommunizieren deren Beschluss an die Partner. Sie übernehmen die Begleitung und das Monitoring von bewilligten Projekten und laufenden Projektpartnerschaften. Bei Bedarf initiieren Sie Evaluierungen zur weiteren Qualifizierung von Partnerprojekten und veranlassen in Abstimmung mit den Referent(inn)en für finanzielle Zusammenarbeit extern durchgeführte Audits.

Prüfen und Erstellen von Verträgen in diversen Rechtsgebieten (deutsche und internationale Verträge). Beratung des Vorstands, der Verwaltung und anderer interner Bereiche in juristischen und rechtsnahen Belangen. Erstellen von internen Gutachten/Stellungnahmen zu unterschiedlichen rechtlichen Fragestellungen (Vergabe-, Zuwendungs-, Urheber-, Arbeits-, Datenschutz-, Besonderes Schuldrecht etc.). Entwicklung von Strategien und Weiterentwicklung von internen Prozessen in Zusammenarbeit mit den verschiedenen Interessengruppen und Nutzern. Organisatorische und inhaltliche Betreuung der Sitzungen des Kuratoriums (einschließlich der Erstellung der relevanten Unterlagen und Protokollführung) und anderer Gremien oder Interessenvertretungen.

Du unterstützt das Team bei allen anfallenden Bürotätigkeiten und der externen Kommunikation (mündlich und schriftlich), der Archivierung von Dokumenten und Pflege der Vertragsdatenbank, der Reisekostenabrechnung und Rechnungskontrolle, der Organisation von Veranstaltungen und Verwaltung des Fuhrparks, beim Zahlungsverkehr und Vorbereitung der Buchhaltung für die Niederlassung, der Beschaffung von Büro-, Ge- und Verbrauchsmaterialen.

Als Direktor*in übernehmen Sie die Gesamtverantwortung für die operative und strategische Leitung von Ärzte der Welt Deutschland. Sie gestalten die Weiterentwicklung der Organisation in enger Abstimmung mit dem Vorstand, dem internationalen Netzwerk und einem engagierten Leitungsteam. Im Einzelnen erwarten Sie folgende Aufgaben: Strategische Entwicklung: Weiterentwicklung der Organisation im Einklang mit den Zielen und Werten von Ärzte der Welt; Vertretung im internationalen Netzwerk MdM. Führung & Organisationsentwicklung: Leitung und Förderung des Teams an den Standorten München und Berlin; Etablierung moderner, wirksamer Strukturen und Prozesse.

Bearbeitung der Debitoren-, Kreditorenbuchhaltung sowie Sachkontenbearbeitung. Zeitgerechte Verbuchung und Verarbeitung des Tagesgeschäftes für gemeinnützige Organisationen. Mitwirkung bei der Erstellung prüfungsfähiger Jahresabschlussunterlagen verschiedener Gesellschaften. Prüfen von Eingangsrechnungen. Stammdatenpflege, Belegablage und optische Archivierung. Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Kontenklärung und –abstimmung.